تبیین وظایف مدیرعامل و اعضاء هیأت مدیره کارگزاری های رسمی

شماره: ۷۰۷۰/۹۱/۱۰۲۸
تاریخ: ۱۳۹۱/۱۲/۱۴
 

موضوع : تبیین وظایف مدیر عامل و اعضاء هیات مدیره کارگزاریهای رسمی
اداره کل تامین اجتماعی استان .........
با عرض سلام و احترام
نظر به اینکه کلیه کارگزاریهایی که در قالب شخصیت حقوقی (شرکت) فعالیت مینمایند فعالیت آنها بر پایه جواز صادره از سوی سازمان به نام کارگزار مربوطه و بر اساس قرارداد فیمابین میباشد و قرارداد تنظیمی فیمابین کارگزاریها مکلف به تبعیت از دستورالعملها و مصوبات ابلاغی از سوی سازمان میباشند لذا کلیه اعضاء هیات مدیره و مدیر عامل شرکت و به طور کلی تمامی اشخاص ذی سمت و صاحب امضاء در شرکت مکلف به رعایت مفاد قرارداد فیمابین و دستورالعملهای سازمان در اجرای وظایف کارگزاری میباشند. هر فرد در مقابل تصمیمات و اقدامات خود، خواه در چارچوب اساسنامه شرکت و یا خارج از آن ، که مخالف مفاد دستور العملهای سازمان و قرارداد فیمابین باشد مسئول بوده و مکلف به جبران هرگونه خسارت وارده ناشی از این اقدامات یا تصمیمات می باشد.
لذا و با عنایت به مشکلاتی که در اجرای وظایف کارگزاریها فیمابین مدیر عامل و اعضاء هیات مدیره شرکتهای کارگزار به وجود آمده و به این معاونت انعکلاس یافته است و با توجه به بررسیهای بعمل آمده در این خصوص و به منظور رفع مشکلات فوق و جلوگیری از ادامه این روند که در نهایت منجر به اخلال در وظایف کارگزاریها و اهداف سازمان و زمینه ایجاد خسارت برای سازمان خواهد شد رعایت موارد زیر از سوی کارگزاریهایی که دارای شخصیت حقوقی هستند الزامی و تخطی از آن حسب درجه و اهمیت موضوع به تشخیص سازمان موجب اخطار با در موارد لزوم فسخ قرارداد یا وصول خسارت از شرکت و اشخاص مقصر و یا همزمان علاوه بر وصول خسارت موجب فسخ قرارداد خواهد شد.
۱- همکاری مدیر عامل شرکت مسئول کارگزاری در خصوص ارائه نتایج اقدامات و اطلاعات و مستندات لازم و کافی در خصوص اقدامات اجرایی خود به هیات مدیره شرکت نظیر صورتحسابهای مالی ، بیلان و غیره حسب نظر هیات مدیره ضروریست.
۲- با توجه به اینکه مصوبات کارگزاریها شرکت می بایست در راستای اهداف و برنامه ها و وظایف محوله از سوی سازمان باشد هیأت مدیره و مجامع عمومی شرکتها کارگزاریها نمی توانند موضوعاتی که مخالف اهداف کارگزاری مفاد قرارداد فیمابین و دستورالعملهای ابلاغی سازمان باشد تصویب نمایند، بر این اساس لازم است از تصویب هر موضوعی که مخالف مفاد قرارداد و دستورالعملهای ابلاغی سازمان و مانع اجرای وظایف کارگزاریها باشد جلوگیری گردد.
۳- با توجه به اینکه امور اجرایی اشخاص حقوقی به عهده مدیر عامل بوده و وظیفه پاسخگویی نسبت به عملکرد کارگزاری ها در برابر سازمان نیز در مرحله اول با مدیر عامل میباشد در نتیجه ضروریست از دخالت اعضاء هیأت مدیره در امور اجرایی مربوط به کارگزاریها به نحوی که مانع انجام وظایف معمول کارگزاری و انجام تعهدات قراردادی گردد جلوگیری بعمل آید.
۴- حضور اعضاء در جلسات مربوط به هیات مدیره و جلساتی که تصمیمات آن در راهبرد امور کارگزاریها و انجام وظایف محوله سازمان و رفع مشکلات اجرایی می باشد ضروری است.
۵- عدم انجام هر اقدامی که مخالف شئونات اداری قوانین جاری و مسئولیتهای محوله به کارگزاریها باشد توسط هر یک از اعضاء هیات مدیره و مدیر عامل و سایر کارکنان ضروریست.
۶- امضاء استاد و مدارک مربوط به اقدامات کارگزاریها حسب مورد باید توسط مدیر عامل یا افراد صاحب امضاء صورت گرفته و عدم امضاء اسناد یا صورتجلسات نمی بایست به گونه ای به تأخیر افتد که این امر موجب اخلال در نظم و روند جاری کارگزاریها گردد.
۷- همکاری و تعامل بین هیات مدیره و مدیر عامل در راستای تصمیم گیری و انجام موضوعات مربوط به فعالیت کارگزاری ضروری می باشد.
۸- لازم است از محدود کردن وظایف و اختیارات مدیر عامل توسط هیات مدیره به نحوی که مدیر عامل را از انجام اقدامات اجرایی که حسب مفاد قرارداد و دستورالعملهای سازمان در خصوص کارگزاریها بر عهده او قرار داده شده است خودداری گردد. مقتضی است دستور فرمائید مراتب عینا به کارگزاریهای تحت پوشش ابلاغ گردد.

مهرداد محقق زاد
معاون فنی و درامد