آیین‌نامه نظارت بر مسافرتهای خارجی دستگاههای اجرایی‌

نهاد ریاست جمهوری سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور وزارت امور خارجه‌ هیأت وزیران در جلسه مورخ 1383.5.11 بنا به پیشنهاد شماره 101.70436 مورخ 1383.4.23 سازمان‌مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و به استناد اصل یکصد و سی و هشتم قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران‌، آیین‌نامه‌نظارت بر مسافرتهای خارجی دستگاههای اجرایی را به شرح زیر تصویب نمود:
آیین‌نامه نظارت بر مسافرتهای خارجی دستگاههای اجرایی‌
فصل اول کلیات
ماده 1 منظور از مسافرتهای دولتی در این آیین‌نامه کلیه سفرهایی است که در راستای اهداف و برنامه‌های‌نظام جمهوری اسلامی ایران و به صورت غیرثابت توسط مسؤولان مختلف و کارکنان دستگاههای اجرایی کشورانجام می‌گیرد یا هزینه‌های آن از محل اعتبارات بودجه کل کشور تأمین می‌گردد.
تبصره در این آیین‌نامه‌، قانون نظارت بر سفرهای خارجی کارکنان دولت‌، به اختصار قانون نظارت و هیأت‌موضوع ماده (1) قانون‌، هیأت نظارت نامیده می‌شود.
ماده 2 مسافرت دولتی وزرا به خارج از کشور با تصویب هیأت وزیران و سفرهای رسمی معاونان‌رییس‌جمهور با تأیید رییس جمهور و سفرهای رسمی معاونان وزرا و استانداران و مقامات همتراز با تأیید کمیتههماهنگی و روابط اقتصادی خارجی وزارت امور خارجه انجام خواهد شد.
ماده 3 آمار و موضوع مسافرتهای خارجی غیرثابت مقامات عالی‌رتبه کشور، سطوحهمتراز معاون وزیر وبالاتر در قوای مجریه‌، قضاییه و مقننه و هیأت همراه هر سه ماه یک بار برای اطلاع رییس جمهور و جهت درج درسوابق هیأت نظارت توسط هریک از دستگاههای ذی‌ربط ارسال خواهد شد.
تبصره 1 انجام مسافرتهای خارجی سایر کارکنان شاغل در دستگاههای دولتی پس از تعیین ضرورت اولیه‌آن توسط کارگروه داخلی وزارتخانه‌ها و سازمانهای وابسته به ریاست جمهوری که به ریاست یکی از معاونان تشکیل‌می‌گردد، با توجه به ضوابط و شرایط حاکم بر دستگاه و در چارچوب دستورالعمل مصوب کارگروه مذکور، بادرخواست وزیر، معاونان رییس جمهور یا معاون مجاز ایشان و تأیید هیأت نظارت‌، قابل انجام خواهد بود.
تبصره 2 دبیرخانه هیأت نظارت موظف است حداقل هر دو هفته یک‌بار با اعلام قبلی‌، تهیه دستور جلسه ودعوت از اعضای هیأت نظارت‌، نسبت به تشکیل جلسات اقدام نماید.
ماده 4 مسافرت دولتی فرماندهان نیروهای مسلح جمهوری اسلامی ایران به خارج از کشور با موافقت‌فرماندهی کل قوا انجام خواهد گرفت‌.
ماده 5 مسافرت دولتی اعضای کادر نیروهای مسلح با درخواست وزارت دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح ووزارت کشور (در مورد نیروی انتظامی‌) و تأیید هیأت نظارت انجام می‌گیرد. درخواست ارائه شده باید متضمن‌ موافقت مراجع ذی‌صلاح برای خروج از کشور باشد.
ماده 6 هزینه سفر اعضای هیأتهای اعزامی به خارج از کشور از هر قوه که در آنها رییس هیأت در سطح پایین‌تراز وزیر باشد، از محل اعتبارات همان قوه پرداخت می‌گردد.
ماده 7 بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور موظفند میزان واگذاریاعتبارات ارزی و ریالی موضوع سفرهای خارجی غیرثابت کارکنان دستگاههای اجرایی را به تفکیک سطوح‌سازمانی مربوط تنظیم و به دبیرخانه هیأت نظارت ارائه نمایند.
ماده 8 ارائه کلیه تسهیلات کنسولی و صدور گذرنامه خدمت یا سیاسی‌، پرداخت مخارج مسافرت وفوق‌العاده مأموریت و سایر تسهیلات برای مأموران اعزامی‌، منوط به ارائه مجوز هیأت نظارت بوده و عدم اجرای‌هریک از موارد قانونی مندرج در این آیین‌نامه به منزله تخلف از قانون تلقی شده و مسؤولان متخلف به حکم محاکم‌قضایی ملزم به پرداخت حداقل دو برابر کلیه هزینه‌های ناشی از مسافرتها به خزانه دولت می‌باشند.
تبصره اعزام مأموران از طریق غیررسمی و نامعلوم به هر نحو، بدون اطلاع هیأت نظارت و عدم ثبت جزئیات‌آن در دبیرخانه‌، جز در مواردی که از شمول قانون مستثنی شده است‌، از مصادیق تخلف محسوب می‌شود.
فصل دوم موضوع مأموریتهای خارج از کشور
ماده 9 مأموریتهای کارکنان دستگاههای اجرایی به خارج از کشور شامل موارد زیر است‌:
الف انجام مذاکره و بازدید از تجهیزات‌، فناوریها و اقدامات و فعالیت کشورها یا دستگاههای طرف مذاکره‌جهت خرید تجهیزات یا انتقال فناوری و عقد قرارداد برای انجام خدمت و یا توسعه همکاری فنی‌، علمی‌، آموزشی‌و تکنولوژیکی
ب انجام پروژه‌های مشترک تحقیقاتی دوجانبه یا چندجانبه
پ پیگیری و نظارت بر امور اجرایی مربوط به قراردادها و تفاهمنامه‌های اقتصادی‌،سیاسی‌، تجاری‌، علمی‌ ،فرهنگی و تحقیقاتی دوجانبه یا چندجانبه
 ت نظارت بر مراحل ساخت دستگاههای خریداری شده و تست و کنترل کیفیت و بازرسی نهایی
ث خرید کالاهای اساسی‌، نظارت بهداشتی بر واردات مواد پروتئینی‌، نظارت بر ذبح شرعی و بازرسی‌کالاهای اساسی خریداری شده نظیر گندم‌، برنج و روغن
ج پیگیری امور مربوط به زائران حج و عتبات عالیات
چ همراهی مقامات عالی کشور جهت انجام امور محول شده
ح شرکت در مناقصه‌های بین‌المللی و انجام پروژه‌ها و طرحها در خارج از کشور
خ برگزاری اجلاس کمیسیونهای مشترک دو کشور
د شرکت در همایشها، سمینارها و کنفرانسها، کارگاهها، اجلاسها، گروههای کاری و کارگروههای راهبردی‌دوره‌های آموزشی
ذ برپایی و شرکت در نمایشگاههای تخصصی و بین‌المللی و یا بازدید از نمایشگاههای مربوط
ر اعزام گروههای خبری و مطبوعاتی جهت انعکاس اخبار
ز شرکت در بازارهای فیلم به منظور خرید و بازبینی فیلم و جشنواره‌های هنری بین‌المللی
ژ انجام تغییر و تحول‌، رسیدگی به حسابها و حسابرسی قراردادهای منعقد شده و دفاتر و واحدهای خارج ازکشور
س برگزاری گروههای پارلمانی دوستی دوجانبه و گروههای بین‌المجالس در این رابطه
ش برگزاری دوره‌های آموزشی زبان و ادبیات فارسی و سایر دوره‌های آموزشی در مراکز علمی کشورها
ص شرکت در جلسات مجامع عمومی‌، هیأت مدیره و کارگروههای مربوط و مواردی که دستگاههای اجراییدر آنها عضویت دارند
ض انجام مأموریتهای موقت در دفاتر، مراکز کنسولی و نمایندگیهای خارج از کشور
ط ارائه مقاله و ایراد سخنرانی در کنفرانسهای منطقه‌ای و بین‌المللی
ظ شرکت در جلسات و کارگروههای مربوط به پیمانها و سازمانهای همکاریهای منطقه‌ای
ع نظارت بر اجرای قراردادهای خرید یا صادراتی‌، بررسی ایستگاههای کاری و پیگیری امور مربوط به خطوط‌تولیدی صنعتی در خارج از کشور
غ انجام مأموریتهای محرمانه و دارای طبقه‌بندی خاص و ویژه
ف شرکت تیمهای ورزشی دانش‌آموزی‌، دانشجویی‌، کارگری و مسابقات المپیادها
ق انجام امور مربوط به تحصیل دانشجویان‌، جذب دانشجویان خارجی و غیره
ک شرکت در جلسات مربوط به دعاوی حقوقی بین‌المللی و تنظیم لوایح و پیگیریهای مربوط
گ همکاری با پلیس بین‌الملل و استرداد مجرمان
ل پیگیری امورمربوط به اجلاسهای هوایی‌، خرید و اورهال و رفع نقایص
هواپیماوبازرسی و حسابرسی دفاترهواپیمایی‌
م شرکت در اجلاسها، مجامع بین‌المللی یا منطقه‌ای و نشستهای سازمانهای تخصصی بین‌المللی به عنوان‌نمایندگان دولت جمهوری اسلامی ایران یا دستگاه متبوع
ن شرکت در دوره‌های آموزشی کوتاه مدت یا بلند مدت و فرصتهای مطالعاتی اعضای هیأت
علمی
و مطالعه و بازاریابی جهت فروش کالاها، خدمات‌، تولیدات داخلی و توسعه صادرات
ه¨ اجرای قراردادهای آموزشی حاصل از خرید دستگاه و یا همکاریهای دانشگاهی و تحقیقاتی
تبصره شرکت در دوره‌های آموزشی که منجر به دریافت مدارک دانشگاهی شود و ادامه تحصیل کارکنان‌بورسیه دولت مشمول قانون اعزام دانشجو به خارج از کشور مصوب 1364.1.25 مجلس شورای اسلامی و آیین‌نامه اجرایی آن خواهد بود.
فصل سوم سیاستها و تکالیف لازم‌الرعایه در زمینه انواع مأموریتهای خارج از کشور
ماده 10 دستگاههای اجرایی موظفند در اعزام کارکنان به خارج از کشور نکات زیر را
رعایت نمایند:
الف سیاست اصلی دولت کاهش میزان مأموریتها و محدودکردن آنها در حد ضرورتها می‌باشد (از نظر تعدادروز، تعداد نفر، تعداد مأموریت‌، موضوع مأموریت و غیره‌)
ب در مطالعات و تعاملات با طرفهای خارجی‌، استفاده بیشتر از روشهای غیرحضوری نظیر بهره‌گیری ازسازوکارها و فناوریهای ارتباطات و اطلاعات‌، اینترنت و غیره
ضروری است‌.
پ برای بهره‌گیری از تجارب و تخصص طرفهای خارجی‌، دعوت از طرفهای خارجی و پیش‌بینی تیمهای‌کاری و کارگاههای آموزشی همراه با فراهم‌آوردن زمینه آموزش تخصصهای لازم برای بهره‌گیری از تجارب وتخصص خارجی اولویت دارد.
ت شرکت در دوره‌ها یا همایشها و نشستهایی که هزینه آن با میزبان است‌، درصورت سازگاری با اهداف‌جمهوری اسلامی ایران و تأمین منافع ملی در اولویت است‌. شرکت در سایر دوره‌ها و همایشها پس از سنجش‌کیفیت دوره‌، صلاحیت سازمان برگزار کننده و بررسی و مقایسه با موارد مشابه داخل کشور در حد ضرورتها وموضوعات بدیع و نو کفایت می‌کند.
ث اعزام به مأموریتهایی که جنبه بازدید و کسب تجربه دارد، در موارد بسیار ضروری و برای امور بسیار نو وبدیع مشروط به اینکه در مدت 3 سال گذشته‌، حسب سوابق هیأت نظارت‌، چنین بازدید مشابهی توسط هماندستگاه یا سایر دستگاهها انجام نگرفته باشد، مجاز خواهد بود.
ج در خریدهای خارجی (کالا، خدمت‌، نرم‌افزار، سخت‌افزار و غیره‌) تا حد امکان تلاش شود طرفهای‌خارجی برای عرضه کالاهای خود به ایران سفر کنند.
چ بازاریابی و عقد قرارداد برای فروش تولیدات داخلی و توسعه صادرات و تشویق و جذب سرمایه‌گذاری‌خارجی در اولویت است‌.
ح برای استفاده از تجربیات متخصصان خارجی و انتقال تجربیات‌، از صاحبنظران برجسته و توانمند برای‌شرکت در سمینارها و همایشهای عملی کاربردی در داخل کشور دعوت گردد. (اولویت‌، همکاریهای فنی باکشورهای توسعه یافته است‌)
خ توجه به شرایط و ویژگیهای علمی‌، اجتماعی‌، امنیتی و سیاسی کشورهای محل مأموریت و سایر نکات‌مربوط به رعایت شأن و جایگاه مأموران و مصالح ملی لازم است‌.
د انجام هرگونه سفر به خارج از کشور توسط کارکنان دولت با هر نوع گذرنامه از محل بودجه عمومی وشرکتهای دولتی با توجه به شرایط حاکم بر دستگاه ذی‌ربط‌، بدون رعایت فرآیند پیش‌بینی شده در این تصویبنامه واخذ مجوز هیأت نظارت‌، ممنوع می‌باشد.
ذ رعایت همترازی رده سازمانی سطح دعوت‌کنندگان و دعوت‌شدگان و تناسب تبادل هیأتهای بین دو کشور درمسافرتهای دولتی به خارج از کشور الزامی است‌.
تبصره 1 مسافرت وزیران و معاونان آنها، نمایندگان مجلس شورای اسلامی و مقامات قضایی به خارج ازکشور به عنوان میهمانان شرکتهای خصوصی مجاز نمی‌باشد.
تبصره 2 به منظور حفظ شأن جمهوری اسلامی ایران و رعایت همترازی سطوح و رده‌های مقامات ومسؤولان نظام‌، شرکت نمایندگان مجلس شورای اسلامی در سفرهای رسمی هیأتهای اعزامی به خارج از کشور که‌در آنها ریاست هیأت در سطح پایین‌تر از وزیر است‌، مجاز نمی‌باشد.
تبصره 3 درصورتی که در مسافرتهای دولتی مربوط به هریک از سه قوه‌، نمایندگانی از سایر قوا قصد شرکت‌داشته باشند، لازم است قبلا موافقت کتبی رییس دستگاه ذی‌ربط یا معاون مجاز از طرف وی اخذ گردد و دستگاه‌اجرایی ذی‌ربط موظف است مراتب را جهت درج در سوابق‌، به دبیرخانه هیأت نظارت اعلام نماید.
ماده 11 سفرهای خارجی تیمهای ورزشی‌، کروی پروازی و مأموریت مأموران ثابت دستگاههای اجرایی ازکشور محل مأموریت خود در خارج از کشور به منظور مأموریت به سایر کشورها، از شمول قانون نظارت و اصلاحیه‌آن مستثنی می‌باشد.
ماده 12 کلیه دستگاههای اجرایی موظف به رعایت تعداد نفر روز مأموریت خارج از کشور سالانه حداکثرمعادل عملکرد سال قبل می‌باشند. موارد استثنا به تصویب هیأت نظارت خواهد رسید.
ماده 13 مأموریتهای خارج از کشور که مستلزم تصدی پست سازمانی در محل مأموریت نمی‌باشد، اعم ازآنکه مدت آنها بیشتر یا کمتر از 90 روز باشد، در هر حال مشمول قانون نظارت خواهد بود.
ماده 14 شبکه بانکی کشور جهت پرداخت هرگونه ارز و ریال برای سفرهای خارجی غیرثابت دولتی ملزم به‌اخذ مجوز هیأت نظارت و نگهداری آن در سوابق خواهند بود.
ماده 15 در مواردی که حسب ضرورت برخی از مأموریتها و سفرها به صورت برنامه‌ای انجام گیرد، هیأت‌نظارت مجاز است تا فراهم شدن تمهیدات لازم توسط دستگاههای ذی‌ربط‌، در ابتدا مجوز کلی برای عنوان‌مسافرت صادر نماید.
ماده 16 درصورتی که حسب قوانین‌، ضرورت برخی از خریدهای دولتی توسط کمیسیونی مرکب ازنمایندگان دستگاههای اجرایی مشخص شده باشد، تصمیم‌گیری درخصوص چگونگی انجام سفر به صورت‌فردی یا گروهی برعهده هیأت نظارت خواهد بود.
ماده 17 سفر خارجی اعضای شوراهای اسلامی محلی‌، براساس تصویبنامه شماره .36814ت‌23892ه¨مورخ 1382.7.1 انجام خواهد شد.
ماده 18 وزارت امور خارجه موظف است طبق مفاد ماده (1) آیین‌نامه اجرایی ماده (183) قانون برنامه سوم‌توسعه اقتصادی‌، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران در خصوص سفرهای غیرثابت دستگاههای‌اجرایی‌، با محوریت تعریف سطح مأموریتها و تبیین تشریفات هر سطح‌، تهیه اطلاعات سیاسی‌، جغرافیایی وانسانی و قابلیتهای موجود در کشورهای مقصد، یکسان‌سازی روشهای اجرایی و تهیه دستورالعمل درخصوصرفتارهای مورد انتظار از هیأتهای اعزامی و استانداردهای مورد نیاز اقدام نماید.
ماده 19 وزارت امور خارجه موظف است به نحو مناسب و شایسته درخصوص اطلاع‌رسانی‌، ارائه تسهیلات و ارشاد به دستگاههای اجرایی‌، حسب مورد و در چارچوب اساسنامه خود اقدام نموده و کلیه‌دستگاههای اجرایی نیز قبل از اعزام به خارج از کشور نسبت به توجیه و آموزش کارکنان در چارچوب‌دستورالعملها، ضوابط و استانداردهای مربوط به سفرهای رسمی و غیررسمی و سایر رویه‌های مورد نظر ابلاغی ازسوی وزارت امور خارجه اقدام خواهند نمود.
ماده 20 - سفرهای خارجی غیرثابت‌، به رسمی‌، غیررسمی و خصوصی تقسیم می‌شود. سفرهای رسمی‌دستگاهها صرفا با اطلاع وزارت امور خارجه و هماهنگی قبلی قابل انجام خواهد بود. در مورد سفرهای غیررسمی‌و خصوصی که به نحوی بر روابط خارجی اثرگذار باشد، دستگاههای اجرایی موظفند مراتب را به اطلاع وزارت‌امور خارجه برسانند.
تبصره 1 وزارت امور خارجه موظف است قبل از انجام سفر رسمی و پس از کسب اطلاعات لازم ازدستگاههای اجرایی‌، مراتب را به نمایندگی مربوط اعلام و حسب تعاملات و سطح روابط بین دو کشور، در نظرگرفتن مصالح ملی در مورد سفرهای کم‌اثر و تکراری اعلام نظر نموده و اقدام لازم را انجام دهد.
تبصره 2 وزارت امور خارجه می‌تواند به منظور افزایش کارایی و اثربخشی مأموریتهای مدیران دولتی‌، دوره‌های آموزشی لازم را برای آموزش شیوه‌ها، اصول و فنون مذاکره و رفتار دیپلماتیک‌، شرکت در جلسات و غیرهبه صورت دوره‌ای برای دستگاههای اجرایی ارائه نماید.
ماده 21 نمایندگیهای جمهوری اسلامی ایران موظفند سفرهای انجام شده توسط دستگاههای اجرایی را کهبه نحوی به شأن و حیثیت ایران در کشورهای مختلف خدشه وارد می‌کند به همراه دلایل و مستندات به اطلاع‌وزارت امور خارجه برسانند تا به نحو مقتضی از تکرار موارد مشابه جلوگیری به عمل آید.
ماده 22 دستگاههای اجرایی موظفند قبل از انجام سفرهای رسمی‌، برنامه دقیق و زمان‌بندی شده جلسات‌ ،بازدیدها، سطح مذاکرات و مذاکره‌کنندگان را جهت اطلاع‌رسانی به نمایندگیهای ایران در کشور مقصد به وزارت‌امور خارجه اعلام نمایند.
تبصره اعضای هیأت علمی دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی‌، برای ارایه مقاله در کنفرانسهای بین‌المللی‌مشمول تبصره (3) ماده (3) قانون نظارت هستند.
ماده 23 کلیه مأموران اعزامی به خارج از کشور تحت هر عنوان که به مأموریت اعزام می‌شوند، موظفندگزارش کامل و تخصصی را تنظیم و حداکثر طی مدت یک ماه پس از بازگشت
از مأموریت به دستگاه ذی‌ربط ارائه‌نمایند. عدم ارائه گزارش به هر دلیل‌، بر مأموریتهای آتی فرد و سازمان اثرگذار خواهد بود.
ماده 24 دستگاههای اجرایی موظفند نسبت به ایجاد بانک اطلاعاتی لازم از گزارشهای مأموران اعزامی‌اقدام و با لحاظ نمودن طبقه‌بندی و نقاط قوت و ضعف و میزان تحقق اهداف‌، گزارش سالیانه‌ای شامل موضوعات وعناوین سفرهای خارجی انجام شده را تنظیم و به ترتیب جهت کمیسیونهای مربوط مجلس شورای اسلامی‌،وزارت امور خارجه و دبیرخانه هیأت نظارت ارسال و یک نسخه از آن را در سوابق نگهداری نمایند تا جهت‌مأموریتهای سالهای بعد استفاده شود. وزارت امور خارجه بر اساس گزارشهای مذکور نسبت به ایجاد بانک‌اطلاعات ملی گزارشهای تخصصی سفرکارکنان اعزامی به خارج از کشور متضمن نحوه
اجرای برنامه مأموریت‌،رعایت استانداردهای اعلام شده و نحوه برخورد و نظر دستگاه محل مأموریت اقدام و تذکر و راهکارهای لازم رابرای جلوگیری از تکرار موارد نامناسب و نیز اقدامات ارزشمند و مؤثر مأموران اعزامی به دستگاه ذی‌ربط اطلاع‌رسانی نماید.
ماده 25 وزارت امور خارجه موظف است با استفاده از گزارشهای تخصصی موجود در بانک اطلاعات ملی‌گزارش سفرها و اعلام نظر نمایندگیها، هرساله گزارش کلی و طبقه‌بندی شده‌ای را به هیأت وزیران ارائه نماید.
ماده 26 نظارت بر حسن اجرای این آیین‌نامه برعهده هیأت نظارت قرار دارد. دبیرخانه هیأت نظارت موظف‌است در جهت رفع موانع اجرایی این آیین‌نامه‌، اقدامات لازم را در چارچوب قوانین به عمل آورده و با اخذ نظرات‌دستگاههای اجرایی و همکاری وزارت امور خارجه و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، دستورالعملهایمربوط را حسب مورد تدوین تا با تأیید معاون اول رییس جمهور به دستگاههای اجرایی ابلاغ گردد.
ماده 27 آیین‌نامه‌ها و دستورالعملهای مغایر با این آیین‌نامه ملغی اعلام می‌گردد.

محمدرضا عارف
معاون اول رییس‌جمهور