همه چیز درباره تحریر دفاتر قانونی

همه چیز درباره تحریر دفاتر قانونی

همه چیز درباره تحریر دفاتر قانونی

دفاتر قانونی چیست

یکسری دفاتر هستند که باید از طریقی که در ادامه گفته می شود از سامانه اسناد و املاک در خواست داد تا شرکت ها حقوقی تمامی فعالیت های خود را درون این دفاتر طبق قانون تجارت ثبت کنند. در سنوات گذشته مودی باید این دفاتر را خریداری می کرد و سپس به حوزه مالیاتی خود مراجعه می کرد و در نهایت ممیز با مهر و امضا این دفاتر صحت این دفاتر را تایید می کرد و مودی باید در یک سالی مالی تمام فعالیت های مالی اش را ثبت می کرد. این روش خوبی بود برای گرفتن دفاتر اما به دلیل اینکه در این روش تقلب های زیادی می شد دولت سامانه ای را راه اندازی کرد تا بتوان دفاتر را با جزئیاتی مثل چند برگ بودن و غیره از طریق این سامانه درخواست داد و بعد از پرداخت هزینه ها نهایتا ظرف مدت یک هفته دفاتر به صورت پلمپ شده از طریق اداره ثبت به دست ما می رسد و می توانیم رکوردهای مالی خود را درون این دفاتر ثبت کنیم.

 

دلایل پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر به معنای منگوله دارکردن و برگ شماری دفاتر است و به این جهت صورت می‎گیرد که نتوان از آن ورقی کم یا زیاد کرد. زمانی که پلمپ دفاتر انجام می‎شود، نام شرکت و شماره ثبت پلمپ دفاتر قید و سپس مهر ثبت شرکت در آن منظور می‎گردد.

 

آموزش مالیات راوی حساب
آموزش حسابداری

 

چرا پلمپ دفاتر؟

همه شرکت‎ها‎ و موسساتی که توسط اداره کل ثبت شرکتها، ثبت شده اند، مشمول پرداخت مالیات می‎باشد که باید دفاتر قانونی خود را برای تحریر تمامی فعالیتهای مالی از سازمان امور مالیاتی تحویل بگیرند.

بر طبق ماده ۶ قانون تجارت، همه بازرگانان اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی موظف به اخذ دفاتر روزنامه و دفتر کل می‎باشند. ماده ۷ قانون تجارت نیز مقرر می‎دارد: « دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، بدهی‎ها‎، داد و ستد تجارتی و معاملات شرکت را در رابطه با اوراق تجارتی و بطور کلی مجمع واردات و صادرات تجارتی را به هر نامی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‎کند، در دفتر به ثبت برساند.

 

انواع دفاتر قانونی

انواع دفاتر از نظر قانون تجارت دو نوع هستند:

  • دفتر روزنامه
  • دفتر کل

خوب سه مورد بالا را به ترتیب شرح می دهیم:

دفتر روزنامه : دفتر روزنامه برای ثبت تمام وقایع شرکت است که باید بصورت روزانه ثبت شود

 

پلمپ دفتر روزنامه
دفتر روزنامه

 

دفتر کل : عبارتست از دفتری که حسابها پس از طبقه بندی، به طور جداگانه در آن نگهداری می شوند .

 

دفاتر قانونی
دفتر کل برای تحریر

 

اهمیت نوشتن دفاتر

تحریر و نوشتن دفاتر قانونی از این نظر بسیار مهم است که طبق ماده ۳۴ قانون مالیات بر ارزش افزوده دفاتر و اسناد مدارک را تا ده سال نگهداری کرد که بهترین شیوه ای که می شود نگهداری کرد بصورت نوشتاری در دفاتری مخصوص که نه اطلاعات از بین بروند نه بتوان تغییری در آنها ایجاد کرد. بنابراین طبق قانون تجارت باید تمام گردش مالی هر مجموعه ای درون دفاتر ثبت شوند و بعد از ارائه به حوزه مالیاتی و پرداخت مالیات مربوط به همان سال باید این دفاتر تا ده سال نگهداری شوند.

 

چه اشخاصی باید دفاتر تحریر کنند

طبق ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم مشاغل گروه الف و ب باید برای دفاتر خود تا قبل از شروع سال مالی اقدام کنند. یعنی اگر الان ۱۹ آذر سال ۱۳۹۷ هستیم باید برای دفاتر سال ۱۳۹۸ از الان اقدام کنیم تا از تاریخ ۱ فروردین ۱۳۹۸ دفاتر آماده تحریر باشند و اطلاعات را بصورت روزانه درون دفتر روزنامه وارد کرد.

در آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم دقیقا (همه چیز درباره تحریر دفاتر قانونی) توضیح داده که چه افرادی و با چه حجم فروشی باید برای دفاتر خود اقدام کنند و پس از تحریر تحویل حوزه مالیاتی خود دهند.

 

گروه بندی صاحبان مشاغل (حجم فعالیت) در آیین نامه تحریر دفاتر قانونی

گروه اول:

مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت) طبق آخرین برگ مالیات قطعی (مجموع اصلی و متمم) عملکرد سال ۱۳۹۱ و  به بعد که تا تاریخ دی‌ماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد، هر کدام بیشتر از مبلغ سی‌ میلیارد و بیشتر باشد.

 

گروه دوم:

مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت) طبق آخرین برگ مالیات قطعی (مجموع اصلی و متمم) عملکرد سال ۱۳۹۱ و به بعد که تا تاریخ پایان دی‌ماه سال قبل از شروع مالیاتی ابلاغ شده باشد، هر کدام بیشتر از مبلغ ده میلیارد و تا سی میلیارد ریال باشد.

 

گروه سوم:

مودیانی که در گروه‌های اول و دوم قرار نمی‌گیرند، جز گروه سوم محسوب می‌شوند.

گروه بندی صاحبان مشاغل (نوع فعالیت) اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت از لحاظ تکالیف موضوع این آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، جزء مؤدیان گروه اول محسوب می‌شوند.

  • دارندگان کارت بازرگانی (واردکنندگان و صادرکنندگان)؛
  • صاحبان کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه بهره برداری از وزارتخانه ذی ربط؛
  • صاحبان هتل‌های سه ستاره و بالاتر؛
  • صاحبان بیمارستان‌ها، زایشگاه‌ها، کلینیک‌های تخصصی؛
  • صاحبان مشاغل صرافی؛
  •  فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذی ربط؛
  • مؤدیان مالیاتی که در هر گروه از تقسیم بندی تحریر دفاتر قانونی قرار می‌گیرند، تا سه سال بعد، از نظر انجام تکالیف قانونی در طبقات پایین‌تر قرار نخواهند گرفت.
  • در دو سال اول شروع فعالیت صاحبان مشاغل به استثناء مؤدیانی که  براساس نوع فعالیت درگروه اول قرار می‌گیرند، انتخاب گروه و انجام تکالیف قانونی مربوط به انتخاب مؤدی خواهد بود.
  • صاحبان مشاغلی که در گروه های دوم یا سوم قرار می‌گیرند، می‌توانند در هر سال مالیاتی نسبت به انجام تکالیف گروه بالاتر اقدام نمایند. دراین صورت مکلف به رعایت مقررات مربوط خواهند بود.

 

توصیه می شود : قوانین مالیاتی کسب و کارهای اینترنتی

 

صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می‌گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می باشند:

۱- رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.

۲- مؤدیانی که دفاتر دستی نگهداری می‌نمایند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می‌باشند.

۳- مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نرم افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد، استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی‌ها، معیارها و ضوابطی که نرم افزار حسابداری باید دارا باشد را اعلان عمومی کند.

استفاده از نرم افزارهای قبلی تا مدت سه سال پس از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (۱/۱/۱۳۹۵) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن به ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.

۴- مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.

۵- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی‌ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.

۶- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.

۷- دفاتر و اسناد حسابداری می‌بایست براساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.

۸- ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی وپولی صورت نگرفته باشد، مجازاست.

۹- ارائه دفاتر سفید و نانویس، در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می‌شود.

۱۰- مؤدیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک بصورت ماشینی اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال و یا دریافت شده، نگهداری شود.

 

 

برای گرفتن دفاتر از کجا و چگونه باید اقدام کنیم

خوب تا اینجای کار با دفاتر قانونی آشنا شدید. در ادامه کار می خواهیم برای گرفتن دفاتر شرکت خود اقدام کنیم.

تا چند سال قبل مودیان باید دفاتر روزنامه و کل را خریداری می کردند و به ممیز خود مراجعه می کردند و ممیز بعد از تایید ظاهری دفاتر، دفاتر را مهر و امضا می کرد و سپس مودی اقدام به تحریر آنها می کرد اما به دلیل مشکلاتی که این روش داشت بعد از چند سال سازمان مالیاتی تصمیم گرفت که دفاتر را بصورت پلمپ به مودیان تحویل دهد در این روش احتمال تقلب در دفاتر بسیار کمتر شد و شفافیت در ارائه اطلاعات تا حدود زیادی افزایش پیدا کرد. در این روش میخواهیم دفاتر پلمپ شده را از سازمان مالیاتی درخواست کنیم تا از طریق پست برای ما ارسال کنند.

برای این کار باید در سامانه اداره ثبت اقدام کرد که طبق عکس و قدم به قدم پیش می رویم:

 

نکاتی از تحریر دفاتر که هر حسابداری باید بداند

نوشتن دفاتر کار سختی نیست. در اصل برای نوشتن دفاتر قانونی باید بیشتر تمرکز داشت و دقت کرد چون آموزش خاصی نمی خواهد و با چند بار تمرین کردن به راحتی مسلط می شوید.

هنگام تحریر دفاتر یکسری نکات را رعایت کنید:

-در مکانی کاملا آرام تحریر را شروع کنید تا تمرکز کافی داشته باشید

-زمانهایی که فکرتان زیادی درگیر کار است به هیچ وجه تحریر نکنید چون احتمال اشتباه زیاد می شود

-روی سطرها نوشته شود، بدون خط خوردگی و بدون اینکه سطری از قلم بیفتد.

-از لاک نباید استفاده کرد.

-انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل با یک مورب بسته شود.

-خودکار مخصوص و روان داشته باشید

-بعد از چند تحریر چند صفحه استراحت کوتاه داشته باشید

-در صورتیکه متوجه شدید تمرکز کافی ندارید از نوشتن دست بردارید.

 

آموزش تحریر

قبل از نوشتن دفاتر تحریر باید دفاتر را چک کرد تا مشاهده شود که آیا دفاتر دارای ۲۶ سط هستند یا ۲۸ سطر. سپس پرینت هایی که از نرم افزار حسابداری برای تحریر گرفته ایم چک می کنم تا آنها هم به تعداد سطر های دفاتر باشند. گاهی اوقات مشاهده می شود که تعداد سطرهای پرینت با دفاتر همخوانی ندارد و حین تحریر مشکلاتی از قبیل جا افتادن بعضی سندها و… بوجود می آید.

گام اول : چک کردن پرینت نرم افزار حسابداری برای تحریر دفاتر و عدم مغایرت انها

گام دوم : نوشتن تک به تک سند ها و شماره گذاری مربوط به هر سند

گام سوم : جایگزاری درست بدهکار و بستانکار برای شرح و اعداد (یعنی برای نوشتن بدهکار شرح را در سمت راست و اعداد را هم از سمت راست و برای بستانکار شرح را سمت چپ و اعداد را از سمت چپ می نویسیم.)

گام چهارم : جمع پایان هر صفحه

گام پنجم : پایان نوشتن با رسم خط مورب

 

توصیه می شود : ماده ۱۰۵ قانون مالیاتهای مستقیم

 

در صورت اشتباه در تحریر چه باید کرد

خوب برای نوشتن دفاتر قانونی یکسری تکنیک ها وجود دارد که برخی ها تا اینجای کار گفته شد اما گاهی اوقات پیش می آید که در هنگام تحریر سهوا دچار اشتباه می شویم و معمولا اشتباهات کوچک تا حدودی طبیعی هستند. وقتی دچار اشتباهی شدید نگران نباشید چون معمولا دیده می شود که بخصوص تازه کارها بعد از ارتکاب اشتباه بیش از حد نگران می شوند.

اشتباهات معمولی که زیاد رخ می دهد مربوط به تکرار اعداد یا جایگذاری در خانه های مخصوص خود بوده که به سادگی هر چه تمام روی عدد اشتباه یک خط کمرنگ می کشیم و درست آن را بالاسرش می نویسیم. فقط دقت کنید در چنین مواقعی ریزه کاری را رعایت کنید تا ممیز هنگام رسیدگی با نگاه اول به اشتباه شما پی نبرد.

در صورتی که شرحی را که باید در قسمت بدهکار بنویسیم، در قسمت بستانکار نوشتیم نیاز به خط خوردگی ندارد و فقط هنگام رسیدگی در صورتی که ممیز متوجه شد توضیحات لازم را دهید.

در کل اگر اشتباهات زیاد و خیلی چشم گیر نباشند مشکلی برای دفاتر بوجود نمی آید

 

موارد رد فاتر (علی راس شدن) :

بر طبق ماده ۲۰- تخلف از تکالیف مقرر در این آیین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد:

۱- در صورتی که دفاتر ارایه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

۳- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.

۴- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور.

۵- تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.

۶- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده.

۷- بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی، مگر اینکه حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.

۸- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زائد بر حد مجاز مقرر در تبصره های ۲ و ۳ و ۴ ماده ۱۳ و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده ۱۴ و تاخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ این آیین نامه.

۹- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ این آیین نامه.

۱۰ – اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آیین نامه اقدام نشده باشد.

۱۱- در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند.

۱۲- عدم ارایه آیین نامه ها و یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزار های مالی مورد استفاده.

۱۳- عدم ارایه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولو نانویس).

۱۴- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل (با توجه به مقررات ماده ۳ این آیین نامه).

۱۵- عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.

۱۶- ثبت هزینه ها و درآمدها و هر نوع اعمال اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود، به منزله ثبت هزینه های غیر واقع تلقی نمی شود.)

تبصره- در مورد بند ۶ این ماده چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد.

 

مالیات علی الراس

وقتی هنگام رسیدگی ممیز نتواند درآمد و هزینه ها را بخوبی تشخیص دهد یا احساس کند که در دفاتر کتمان شده است در این صورت دفاتر رد شده و مالیات به صورت علی الراس باید پرداخت شود. علی الراس یعنی اینکه حوزه مالیاتی بر اساس حجم فروش مالیات را در نظر می گیرد و اکثر مواقع هزینه ها را از درامد کسر نمی کند که در این وضعیت مبلغ مالیات بیشتر از حالت عادی می باشد.

در صورتیکه می خواهید درباره علی الراس بدانید می توانید مقاله مرتبط با علی الراس را بخوانید و از همه چیز آن با خبر شوید.

 

اگر می‌خواهید از آخرین و محبوب‌ترین مقالات ما در ایمیل خود مطلع شوید، همین الان ایمیل خود را در کادر زیر وارد کنید

We keep your data private and share your data only with third parties that make this service possible. Read our Privacy Policy.

تعداد علاقه‌مندانی که تاکنون عضو خبرنامه ما شده‌اند

۷۴۷

مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *