آشنایی با انواع سیستم های حسابداری مورد استفاده در سازمان ها

آنچه قابل اندازه‌گیری نیست، قابل مدیریت نیست. (پیتر دراکر)

در دنیای کسب‌وکار، جایی برای حدس و گمان وجود ندارد. برای موفقیت پایدار، نیازمند داده‌های دقیق و قابل‌اعتماد هستیم. سیستم حسابداری، ابزاری است که به شما امکان می‌دهد عملکرد مالی یک سازمان را به‌صورت دقیق اندازه‌گیری و مدیریت کنید. با کمک این سیستم، می‌توانید از وضعیت مالی کسب‌وکار آگاه شده و تصمیمات هوشمندانه‌ای برای بهبود آن اتخاذ کنید.
در این مقاله از مجموعه محتواهای آموزشی راوی حساب، از اهمیت سیستم حسابداری در کسب‌وکار گرفته تا انواع مختلف سیستم‌های حسابداری مورد استفاده در سازمان ها و نرم‌افزارهای حسابداری، همه‌وهمه را به زبان ساده و قابل‌فهم برای شما توضیح خواهیم داد؛ پس اگر قصد دارید به‌عنوان یک حسابدار موقعیت شغلی بهتری به دست آورید، مطالعه این مطلب را از دست ندهید. 

سیستم حسابداری چیست؟

سیستم حسابداری یک ابزار ضروری برای هر کسب‌وکار است که به‌صورت منظم و دقیق تمام تراکنش‌های مالی یک سازمان را ثبت، طبقه‌بندی و گزارش می‌کند. این سیستم می‌تواند یک قلم و کاغذ ساده و یا یک نرم‌افزار حسابداری پیچیده باشد. با استفاده از سیستم حسابداری، می‌توان درآمدها، هزینه‌ها، سود و زیان را اندازه‌گیری کرد و گزارش‌های مالی دقیق و قابل‌اعتمادی را برای سهام‌داران، سرمایه‌گذاران و سازمان‌های مالی تهیه کرد. 

به عبارت ساده‌تر، سیستم حسابداری به ما کمک می‌کند تا بدانیم که سازمان چقدر درآمد دارد، چقدر هزینه می‌کند و در نهایت چقدر سود یا زیان بدست می‌آورد.

چرا به سیستم حسابداری نیاز داریم؟

به‌عنوان یک حسابدار، شما به‌خوبی می‌دانید که دقت و سرعت در انجام محاسبات مالی چقدر اهمیت دارد. تصور کنید روزانه با حجم عظیمی از داده‌های مالی سروکار دارید. از صدور فاکتور و ثبت هزینه‌ها گرفته تا تهیه گزارش‌های مالی و تطبیق با استانداردهای حسابداری؛ در این شرایط، یک سیستم حسابداری حرفه‌ای می‌تواند بهترین دوست شما باشد. استفاده از این سیستم‌ها مزایای فراوانی دارد؛ از جمله:

• صرفه‌جویی در زمان: دیگر نیازی به انجام محاسبات دستی و وقت‌گیر نخواهید داشت. سیستم حسابداری به‌صورت خودکار محاسبات را انجام داده و گزارش‌های موردنیاز را تولید می‌کند.
• کاهش خطا: احتمال بروز خطاهای انسانی در انجام محاسبات به حداقل می‌رسد. سیستم حسابداری با استفاده از فرمول‌ها و الگوریتم‌های از پیش تعریف شده، دقت محاسبات را تضمین می‌کند.
• افزایش بهره‌وری: با اتوماسیون بسیاری از فرایندها، شما می‌توانید بر روی تحلیل اطلاعات و ارائه راهکارهای استراتژیک تمرکز کنید.
• دسترسی آسان به اطلاعات: تمام اطلاعات مالی در یک مکان متمرکز و قابل‌دسترس ذخیره می‌شود. این امر به شما امکان می‌دهد در هر زمان و مکان به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشید.
• گزارش‌گیری جامع: سیستم‌های حسابداری مدرن امکان تولید انواع گزارش‌های مالی را در قالب‌های مختلف فراهم می‌کنند. این گزارش‌ها به شما کمک می‌کنند تا عملکرد مالی کسب‌وکار را به‌صورت دقیق تحلیل و ارزیابی کنید.

معرفی انواع سیستم های حسابداری مورد استفاده در سازمان ها

در جدول پایین، انواع مختلف سیستم‌های حسابداری بر اساس معیارهای مختلفی مانند روش ثبت تراکنش‌ها، روش انجام کار، نوع کسب‌وکار، اندازه کسب‌وکار و سایر ویژگی‌ها طبقه‌بندی شده است. این جدول به شما کمک می‌کند تا با انواع مختلف سیستم‌های حسابداری آشنا شوید.

در ادامه، دو روش اصلی و پایه در حسابداری، یعنی سیستم یک‌ طرفه و دو طرفه را به طور مفصل بررسی می‌کنیم. این دو روش، سنگ بنای بسیاری از سیستم‌های حسابداری هستند و شناخت تفاوت‌های آن‌ها به شما کمک می‌کند تا سیستم حسابداری مناسب سازمان خود را انتخاب کنید.

سیستم حسابداری یک طرفه 

سیستم حسابداری یک طرفه یکی از ساده‌ترین روش‌های ثبت معاملات مالی است که معمولاً در کسب‌وکارهای کوچک و خانگی استفاده می‌شود. این روش، شباهت بسیار زیادی به دفتر حساب‌کتاب کاسب‌های قدیمی دارد. در این سیستم، تنها یک جنبه از هر تراکنش (درآمد یا هزینه) ثبت می‌شود. به‌عبارت‌دیگر، به‌جای ثبت بدهکار و بستانکار برای هر تراکنش، فقط افزایش یا کاهش موجودی نقدی یا ثبت می‌گردد. 

ویژگی‌های اصلی سیستم حسابداری یک طرفه 

• سادگی: این سیستم به دلیل سادگی و عدم نیاز به دانش تخصصی حسابداری، برای افراد با تجربه کم در زمینه حسابداری بسیار مناسب است.
• تمرکز بر جریان نقدینگی: در این سیستم، تمرکز اصلی بر روی پیگیری ورودی و خروجی نقدینگی است و کمتر به تفکیک حساب‌ها و طبقه‌بندی هزینه‌ها پرداخته می‌شود.
• مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک: این سیستم برای کسب‌وکارهایی که حجم معاملات آن‌ها کم است و نیاز به گزارش‌های مالی پیچیده ندارند، ایده‌آل است. 
• عدم رعایت اصول حسابداری دو طرفه: در این سیستم، اصل تساوی بدهکار و بستانکار رعایت نمی‌شود و تنها یک طرف تراکنش ثبت می‌گردد.

سیستم حسابداری دو طرفه

سیستم حسابداری دو طرفه دقیق‌ترین روش ثبت معاملات مالی است که اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها ترجیح می‌دهند از این روش استفاده کنند. این سیستم بر اساس اصل برابری بدهکار و بستانکار عمل می‌کند و تصویری کامل و دقیق از وضعیت مالی یک کسب‌وکار ارائه می‌دهد.
در حسابداری دو طرفه، هر تراکنش مالی به‌صورت هم‌زمان در دو حساب مختلف ثبت می‌شود؛ یک حساب به‌عنوان بدهکار و حساب دیگر به‌عنوان بستانکار. این اصل برابری (معادله حسابداری) باعث می‌شود که مجموع بدهکارها همیشه برابر با مجموع بستانکارها باشد و در نتیجه، ترازنامه شرکت همیشه متعادل باقی بماند.

ویژگی های مهم سیستم حسابداری دو طرفه 

• دقت بالا: تصور کنید هر تراکنش را در دو دفتر جداگانه یادداشت می‌کنیم. اگر اشتباهی در یک دفتر رخ دهد، با مقایسه دو دفتر می‌توانیم آن را پیدا کنیم. این باعث می‌شود احتمال خطا بسیار کم شود.
• جامعیت اطلاعات: تمام جزئیات مالی یک کسب‌وکار، از کوچک‌ترین خرج تا بزرگ‌ترین درآمد، در این سیستم ثبت می‌شود. این باعث می‌شود که همیشه یک تصویر کامل از وضعیت مالی سازمان داشته باشیم.
• کنترل داخلی: با این سیستم، امکان دستکاری در اطلاعات مالی بسیار کم می‌شود. چون هر تراکنش دو بار ثبت می‌شود، هر گونه تغییری به‌راحتی قابل‌شناسایی است.
• انطباق با استانداردها: این سیستم با استانداردهای حسابداری مطابقت دارد. این یعنی گزارش‌های مالی که با این سیستم تهیه می‌شوند، قابل‌مقایسه با گزارش‌های مالی شرکت‌های دیگر هستند.
• انعطاف‌پذیری: این سیستم را می‌توان برای هر نوع کسب‌وکاری، از مغازه کوچک گرفته تا شرکت‌های بزرگ، استفاده کرد و با عوض‌شدن نیازهای کسب‌وکار، آن را تغییر داد.

مقایسه سیستم حسابداری یک طرفه و دو طرفه

چه کسانی باید از سیستم حسابداری استفاده کنند؟

از افراد عادی گرفته تا کسب‌وکارهای بزرگ، همه به‌نوعی با مدیریت مالی سروکار دارند. سیستم حسابداری، ابزاری قدرتمند است که به همه این افراد کمک می‌کند تا امور مالی خود را به طور دقیق و کارآمد مدیریت کنند. صرف‌نظر از اندازه کسب‌وکار یا پیچیدگی فعالیت‌های مالی، سیستم حسابداری می‌تواند یک همراه همیشگی باشد. در ادامه به برخی از گروه‌هایی که بیشترین بهره را از سیستم حسابداری می‌برند اشاره می‌کنیم:

• کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ: از فروشگاه‌های کوچک گرفته تا شرکت‌های بزرگ، همه به سیستمی برای مدیریت مالی خود نیاز دارند.
• حسابداران و مشاوران مالی: حسابداران برای انجام وظایف خود مانند تهیه صورت‌های مالی، تحلیل داده‌ها و ارائه مشاوره به مشتریان، به یک ابزار قدرتمند نیاز دارند.
• صاحبان مشاغل شخصی: افرادی که به‌صورت فریلنسری کار می‌کنند نیز می‌توانند از سیستم حسابداری برای مدیریت درآمدها و هزینه‌های خود استفاده کنند.
• افراد عادی: حتی افرادی که کسب‌وکار شخصی ندارند نیز می‌توانند از نرم‌افزارهای حسابداری شخصی برای مدیریت هزینه‌های خود استفاده کنند. اگر در مدیریت هزینه‌های شخصی خود دچار مشکل می‌شوید، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری شخصی مانند «پولامو چیکار کردم» می‌تواند گزینه بسیار مناسبی برای شما باشد.

نرم افزارهای حسابداری مورد تایید دارایی

توجه به الزامات قانونی و تنوع نرم‌افزارهای موجود، انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. در ادامه به معرفی 10 نرم‌افزار حسابداری پرکاربرد و مورد تأیید دارایی به همراه ویژگی‌های آن‌ها می‌پردازیم:

نکات مهم در انتخاب نرم‌افزار حسابداری 

• نیازهای کسب‌وکار: قبل از انتخاب نرم‌افزار، به نیازهای خاص کسب‌وکار خود توجه کنید.
• امکانات نرم‌افزار: مطمئن شوید که نرم‌افزار موردنظر تمام امکانات موردنیاز شما را دارد.
• پشتیبانی نرم‌افزار: اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار موردنظر دارای پشتیبانی فنی قوی باشد.
• نظر سایر کاربران: قبل از خرید نرم‌افزار، نظر سایر کاربران را در مورد آن جویا شوید.

آموزش استفاده از انواع سیستم های حسابداری مورد استفاده در سازمان ها

آموزش استفاده از سیستم‌های حسابداری، به فرایند یادگیری نحوه کار با نرم‌افزارهای مختلف حسابداری برای ثبت، پردازش و تحلیل اطلاعات مالی سازمان‌ها گفته می‌شود. این آموزش‌ها معمولاً شامل آشنایی با مفاهیم پایه حسابداری، نحوه تعریف حساب‌ها، ثبت تراکنش‌ها، تهیه گزارش‌های مالی و تحلیل نتایج است. باتوجه‌به تنوع نرم‌افزارهای حسابداری موجود، دوره‌های آموزشی مختلفی برای هر یک از آن‌ها ارائه می‌شود. 

با شرکت در دوره‌های آموزشی حسابداری راوی حساب، به سادگی می‌توانید مهارت‌های لازم برای کار با انواع سیستم‌ های حسابداری را فرا بگیرید و در سازمان خود به عنوان یک حسابدار حرفه‌ای فعالیت کنید. محتوای جامع و به‌روز این دوره‌ها، تضمین‌کننده موفقیت شما در این حوزه است.

کلام پایانی 

در این محتوا در مورد انواع سیستم حسابداری، اهمیت آن و نرم افزارهای حسابداری مورد تأیید دارایی صحبت کردیم. اگر هرگونه سوالی در مود انواع سیستم های حسابداری مورد استفاده در سازمان ها دارید، در انتهای همین مطلب بنویسید تا کارشناسان مجموعه راوی حساب شما را راهنمایی کنند.
منابعی برای مطالعه بیشتر در مورد انواع سیستم های حسابداری مورد استفاده در سازمان ها
1-    مقاله «بهترین نرم‌افزارهای حسابداری ابری در سال 2024» از سایت FORBES 
2-    کتاب «سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری» نوشته «دکتر مرادی»
3-    مقاله «انواع مختلف سیستم‌های حسابداری» از سایت financfy

سوالات متداول

چگونه سیستم حسابداری می‌تواند به ما در محاسبه مالیات کمک کند؟
 سیستم حسابداری با ثبت دقیق تراکنش‌ها، محاسبه مالیات را آسان‌تر می‌کند و از بروز خطاهای محاسباتی جلوگیری می‌کند.
چه گزارش‌هایی از سیستم حسابداری برای ارائه به اداره مالیات موردنیاز است؟
 گزارش‌هایی مانند صورت سود و زیان، ترازنامه و گزارش جریان نقدی برای ارائه به اداره مالیات موردنیاز است.
چگونه می‌توانیم از امنیت سیستم حسابداری خود اطمینان حاصل کنیم؟ 
برای حفظ امنیت داده‌های سیستم حسابداری، باید از رمزهای عبور قوی استفاده شود، دسترسی به سیستم محدود شود و نسخه‌های پشتیبان به طور مرتب تهیه شود.
چه تهدیداتی برای امنیت سیستم حسابداری وجود دارد؟
 تهدیداتی مانند هک‌شدن، ویروس‌ها و خطاهای انسانی می‌توانند امنیت داده‌های سیستم حسابداری را به خطر بیندازند.