مراحل تشکیل پرونده مالیاتی

این مقاله براساس سامانه جدید سازمان مالیاتی در سال 1403 بروزرسانی شده است

تا حالا به این فکر کرده اید که وقتی یک شرکت جدید ثبت می کنید چه کارهایی را باید انجام دهید؟ یا چه مدت زمانی لازم دارید تا امور مالیاتی را پیگیری کنید؟ گاهی اوقات مدیرانی را میبینم که شرکت را ثبت می کنند و تصور می کنند که کارشان تمام شده و هیچ کار دیگری ندارد و شروع به تجارت خود می کند در صورتیکه بعد از ثبت شرکت کلی کار اداری و مالیاتی است که باید توسط مدیر عامل شرکت یا وکیل مالیاتی وی انجام شود. جالب تر این است که وقتی سعی می کنم که مدیران را به این قضیه آگاه کنم خودشان را به بیخیالی می زنند و تفکرشان هم بر این است که راهنمایی هایی که به ایشان می دهم بوی مالیات می دهد! با توجه به ابهاماتی که برای مدیران و حسابداران وجود دارد تصمیم گرفتم تا این مطلب را بنویسم و به برخی از سوالاتشان پاسخ داده باشم. البته در صورت تمایل می توانید فیلم مالیات را مشاهده و مالیات را یاد بگیرید.

دقیقا بعد از ثبت شرکت چه کاری باید انجام دهم؟

بعد از ثبت شرکت چه کاری باید انجام داد؟ فرض کنید که امروز امور مربوط به ثبت شرکت کامل انجام شده و کلیه اسناد مدارک شرکت در دست شماست. شما باید کارهای زیر را انجام دهید تا کارهای اولیه شرکت شما تمام شده باشد

1. تشکیل پرونده مالیاتی (عملکرد)
2. اخذ کد اقتصادی
3. تشکیل پرونده ارزش افزوده
4. پلمب دفاتر قانونی

شما باید نزدیکترین حوزه مالیاتی خود را پیدا کنید و اقدام به تشکیل پرونده مالیاتی و تشکیل پرونده ارزش افزوده کنید. برای آگاهی از مشمولین ارزش افزوده این مقاله را بخوانید. همچنین در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر می توانید کتاب مالیات بر ارزش افزوده را از طریق همین سایت راوی حساب تهیه کنید.

تشکیل پرونده مالیاتی (عملکرد)

وقتی شرکتی ثبت می کنید بر اساس ماده تا دو ماه فرصت دارید که برای تشکیل پرونده اقدام کنید. برای تشکیل پرونده مالیاتی شما مدارک زیر را نیاز دارید:

1. اصل و کپی تمام مدارک شرکت (اساسنامه، اظهارنامه، آگهی تاسیس، تقاضانامه، روزنامه رسمی، مهر شرکت)
2. اصل و کپی آخرین تغییرات در روزنامه ی رسمی
3. اصل و کپی مدارک شناسایی اعضای شرکت
4. تکمیل دفترچه ی مشخصات شناسایی شرکت
5. گواهی امضای صاحبان امضای مجاز اشخاص حقوقی در دفتر خانه ی اسناد رسمی
6. فیش واریزی نیم در هزار سرمایه ی اولیه شرکت
7. قبض آب و برق و تلفن و گاز دفتر شرکت
8. حضور مدیر عامل یا نماینده قانونی وی
9. اجاره نامه یا سند مالکیت دفتر شرکت به نام شرکت
10. تاییدیه کد پستی
11. عکس از محل فعالیت

شاید برای حسابداران و یا افرادی که برای اولین بار اقدام به تشکیل پرونده مالیاتی می کنند یه همه اسناد و مدارک کمی گیج کننده باشد و دقیقا ندانند که هر کدام را از کجا تهیه کنند به همین خاطر هر کدام را توضیحاتی اجمالی می دهم.

اصل و کپی تمام مدارک شرکت (اساسنامه، اظهارنامه، آگهی تاسیس، تقاضانامه، روزنامه رسمی، مهر شرکت)

وقتی شرکتی ثبت می کنید سازمان ثبت اسناد و املاک به شما یکسری اسناد می دهد که تمام مدارک بالا درون آنهاست. اظهارنامه یا آگهی تاسیس درون همان مدارکی است که به شما تحویل داده شده و در بالای هر کدام نام آن ثبت شده است پس کار سختی تا اینجا ندارید و به سادگی می توانید این مدارک رو فراهم کنید.

اصل و کپی آخرین تغییرات در روزنامه ی رسمی

روزنامه رسمی هم جز همان مدارکی است که گفتیم هنگام تحویل مدارک شرکت درون آنهاست و روزنامه رسمی را می توانید کنار اظهارنامه و اساسنامه پیدا کنید. اگر روزنامه رسمی خود را پیدا نمی کنید می توانید از سایت روزنامه رسمی آن را پرینت کنید.

اصل و کپی مدارک شناسایی اعضای شرکت

تمام اعضای شرکت که شامل اعضای هیات مدیره و مدیر عامل می شوند باید کارت ملی و شناسنامه خود را به همراه کپی برای تشکیل پرونده تسلیم کنند.

تکمیل دفترچه ی مشخصات شناسایی شرکت

خوب تا اینجای کار ساده بود ولی شاید فکر کنید دفترچه ثبت نام اشخاص حقوقی چیست و باید چگونه و از کجا آن را تکمیل کنیم؟ پاسخ به این سوال خیلی ساده هست، دفترچه ثبت نام اشخاص حقوقی یک دفترچه ای است که توسط سازمان امور مالیاتی منتشر شده و تمامی مشخصات اعضای هیات مدیره و مدیر عامل را می خواهد که شما می توانید دفترچه ثبت نام اشخاص حقوقی را از دانلود کنید و سپس اقدام به پر کردن آن کنید. در صورتیکه برای پر کردن دفترچه نیاز به راهنمایی و کمک دارید می توانید راهنمای دفترچه ثبت نام اشخاص حقوقی را دانلود کنید.

گواهی امضای صاحبان امضای مجاز اشخاص حقوقی در دفتر خانه ی اسناد رسمی

تک تک اعضای هیات مدیره و مدیر عامل (در صورتیکه دارای حق امضا باشند) باید به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند و درخواست گواهی امضا کنند تا اثبات گردد که امضای ایشان نمونه ای است که دفاتر اسناد رسمی تایید کرده اند و از این پس در معاملات تجاری حتما باید از همان امضا استفاده کنند.

فیش واریزی نیم در هزار سرمایه ی اولیه شرکت

وقتی تمام مدارکی که گفتیم را آماده کردید و به ممیز تسلیم کردید، ممیز ثبت نام اولیه شما را در سیستم انجام می دهد و به شما یک فیش می دهد و از شما درخواست می کند که آن را در بانک ملی واریز کنید(البته فیش پرداختی که ممیز به شما می دهد همانند یک قبض مالیاتی است که دارای شناسه قبض و شناسه پرداخت می باشد که حتی از طریق دستگاه پوزی که در سازمان وجود دارد قابل پرداخت است). بر اساس ماده 48 قانون مالیات های مستقیم شما باید نیم در هزار سرمایه اولیه شرکت را به عنوان حق تمبر مالیاتی پرداخت کنید که محاسبه آن به این صورت است : مبلغ سرمایه شرکت *0.5 / 1000

قبض آب و برق و تلفن و گاز دفتر شرکت

قبوض به این خاطر است که آدرس شما را تایید کنند و صحت کد پستی مشخص شود که البته جدیدا در تشکیل پرونده مالیاتی متوجه شده ام که تاییدیه کد پستی را اضافه کرده اند.

حضور مدیر عامل یا نماینده قانونی وی

در صورتیکه مدیر عامل فرصت تشکیل پرونده مالیاتی را دارد می تواند اقدام کند و در غیر اینصورت به فردی که کار بلد و مورد اعتماد است می تواند یک وکالتنامه قانونی از دفاتر اسناد رسمی تنظیم کند و به عنوان نماینده قانونی خود قرار دهد تا امور مالیاتی را پیش ببرد.

اجاره نامه یا سند مالکیت دفتر شرکت به نام شرکت

یکی از مدارک مهمی که برای تشکیل پرونده مالیاتی باید تهیه کنید اجاره نامه یا سند مالکیت است. در صورتیکه شما مستاجر هستید اجاره نامه، و در صورتیکه مالک هستید باید سند مالکیت را ارائه دهید. دقت کنید اگر اجاره نامه شما بصورت دستی (بنگاهی) تنظیم شده باشد جهت تایید اجاره نامه باید اصل سند مالکیت را به ممیز تحویل دهید تا صحت اجاره نامه تایید شود. اما برای سادگی بهتر و جا به جایی سند مالکیت می توانید اجاره نامه خود را در دفاتر اسناد رسمی تنظیم کنید تا به اجاره نامه یک کد رهگیری اختصاص داده شود در این صورت نیازی به اصل سند نیست و همان اجاره نامه کفایت می کند.

تاییدیه کد پستی

همانطور که در بالاتر گفتیم تاییدیه کد پستی جدیدا به این مدارک اضافه شده است و برای اطمینان بیشتر سازمان امور مالیاتی از صحت آدرس و کد پستی محل شرکت شماست.

عکس از محل فعالیت

از ابتدای خرداد 98 یک مدرک دیگر به ثبت نام کد اقتصادی شما اضافه شده است که این مدرک جهت احراز محل فعالیت شما می باشد. شما باید دوتا عکس از محل فعالیت خود تهیه کنید یعنی یکی از تابلوی شرکت و دیگری از دفتر کار می باشد. شما می توانید این دو عکس را با گوشی بگیرید و بر روی کاغذ سایز آچار پرینت کنید و رنگی بودن آن هم اهمیت ندارد(به همین سادگی).

اخذ کد اقتصادی

بعد از ثبت نام و تشکیل پرونده شما باید درخواستی به ممیز دهید مبنی بر اینکه شما تمایل به دریافت کد اقتصادی دارید و منتظر بمانید تا کد اقتصادی برای شما صادر گردد. در این مرحله ممیز مالیاتی به محل شما مراجعه می کند و از محل فعالیت بازدید می کند تا صحت مدارک تایید نهایی شوند. بعد از بازدید به عمل آمده تمام مدارک شما در سیستم سازمان امور مالیاتی تایید می شوند و به شما یک فرمی داده می شود که شامل کد اقتصادی، واحد مالیاتی و … می باشد که نمونه عکس زیر می باشد:

ثبت نام کد اقتصادی در سایت سازمان امور مالیاتی

خوب بعد از گرفتن این فرم نوبت می رسه به ثبت نام در سامانه پیش ثبت نام که باید اطلاعات رو طبق فرمی که ممیز به شما داده (نمونه عکس بالا) تکمیل کنید. بعد از ثبت نام در سامانه پیش ثبت نام و وارد کردن تمام اطلاعات یک پیامک حاوی نام کاربری و کلمه عبور سامانه کد اقتصادی برای شما ارسال می شود که از این به بعد می توانید با این نام کاربری و کلمه عبور وارد سامانه های مالیاتی شوید.

بعد از دریافت نام کاربری و کلمه عبور باید وارد سامانه پیش ثبت نام شوید و تمام اطلاعات خود را تکمیل کنید. فقط دقت کنید که برای تکمیل تمام اطلاعات باید مدارک زیر در دسترس شما باشد:

• اساسنامه
• مدارک هویتی اعضا
• مشخصات بانک رسمی شرکت

بعد از ثبت نام و تکمیل تمام موارد بالا به ممیز خود مراجعه می کنید تا وضعیت شما را به 45 کند. وضعیت 45 یعنی شما تمام مراحل را پشت سر گذاشته اید و در مرحله نهایی قرار گرفته اید که در این مرحله شما می توانید برای ثبت نام ارزش افزوده اقدام کنید. نمونه زیر مرحله 35 می باشد یعنی نام کاربری و کلمه عبور دریافت کرده ولی هنوز اطلاعات تکمیلی را وارد سامانه کد اقتصادی نکرده است.

تشکیل پرونده مالیاتی چقدر زمان می برد

این مورد کاملا بستگی به ممیز شما و خود شما دارد. اگر تمام مدارک خود را تکمیل کرده باشید و ممیز شما خیلی سرش شلوغ نباشد بین یک تا ده روز پرونده شما تشکیل می شود. ولی این مدت زمان از 3 روز تا 2 ماه متغیر است.

پلمب دفاتر تجاری

بعد از ثبت شرکت بر اساس ماده باید نهایتا تا دو ماه بعد از ثبت شرکت برای دفاتر قانونی خود اقدام کنید. برای اقدام دفاتر روزنامه و کل باید با مراجعه به سایت www.ssaa.ir و پایگاه سازمان ثبت شرکتها اقدام به پلمب دفاتر کنید.(آموزش ویدیویی پلمب دفاتر بزودی قرار داده می شود

تشکیل پرونده مالیاتی ارزش افزوده

خوب تا اینجا شما با فرایند تشکیل پرونده مالیاتی عملکرد آشنا شدید و در صورتیکه مشمول ارزش افزوده باشید باید اقدامات اولیه را انجام دهید که در مقاله مربوط به تشکیل پرونده ارزش افزوده می توانید آموزش کاملی از آن ببیینید. همچنین در صورت تمایل به آموزش مالیات به سایت راوی حساب می توانید مراجعه کنید 

نوشته شده: محمد جواد عظیمی فرد