شرح سیستم چیست و چرا باید تهیه شود

شرح سیستم در حسابرسی مانند یک نقشه راهنما است که حسابرس را با نحوه کارکرد سیستم مالی و حسابداری یک شرکت آشنا می‌کند. این نقشه شامل جزئیاتی درباره فرآیندها، کنترل‌های داخلی، اسناد و مدارک، و سیستم‌های اطلاعاتی مورد استفاده در شرکت است. به عبارت دیگر، شرح سیستم به حسابرس کمک می‌کند تا بفهمد اطلاعات مالی چگونه ثبت، پردازش و گزارش می‌شوند و چه نقاط قوت و ضعفی در سیستم وجود دارد. با داشتن این اطلاعات، حسابرس می‌تواند برنامه حسابرسی خود را بهتر تنظیم کند و اطمینان حاصل کند که صورت‌های مالی شرکت عاری از اشتباه و تحریف هستند.

اهمیت شرح سیستم در حسابرسی

- ارزیابی کنترل‌های داخلی: شرح سیستم به حسابرس کمک می‌کند تا کنترل‌های داخلی موجود در سیستم را ارزیابی کند. این کنترل‌ها برای جلوگیری از خطا، تقلب و سوءاستفاده طراحی شده‌اند. با درک کنترل‌های داخلی، حسابرس می‌تواند اثربخشی آنها را ارزیابی کرده و نقاط ضعف احتمالی را شناسایی کند.
- شناسایی ریسک‌ها: شرح سیستم به حسابرس کمک می‌کند تا ریسک‌های مرتبط با سیستم را شناسایی کند. این ریسک‌ها می‌توانند شامل ریسک‌های مالی، عملیاتی یا مربوط به انطباق باشند. با شناسایی ریسک‌ها، حسابرس می‌تواند رویکرد حسابرسی خود را تنظیم کرده و اطمینان حاصل کند که این ریسک‌ها به طور مناسب مدیریت می‌شوند.
- برنامه‌ریزی حسابرسی: شرح سیستم به حسابرس کمک می‌کند تا برنامه حسابرسی خود را تدوین کند. با درک نحوه عملکرد سیستم، حسابرس می‌تواند حوزه‌هایی را که نیاز به توجه بیشتری دارند شناسایی کرده و رویه‌های حسابرسی مناسب را طراحی کند.
- مستندسازی حسابرسی: شرح سیستم یک بخش مهم از مستندات حسابرسی است. این به حسابرس کمک می‌کند تا کار خود را مستند کرده و شواهد کافی برای حمایت از یافته‌های خود ارائه دهد.

اجزای شرح سیستم

شرح سیستم معمولاً شامل اجزای زیر است:

• نمودار جریان: یک نمایش بصری از جریان اطلاعات و فرآیندهای درون سیستم باشد.
• روایت: یک توصیف نوشتاری از نحوه عملکرد سیستم، شامل جزئیات مربوط به کنترل‌های داخلی باشد که این مورد در قالب یک فایل ورد تهیه می شود.
• پرسشنامه‌های کنترل داخلی: پرسشنامه‌هایی که برای ارزیابی طراحی و اثربخشی کنترل‌های داخلی استفاده می‌شوند.
• مستندات پشتیبانی: هر گونه مستندات اضافی که به درک سیستم کمک می‌کند، مانند سیاست‌ها، رویه‌ها و دستورالعمل‌ها.

انواع شرح سیستم

• شرح سیستم دارایی ثابت
• شرح سیستم در حسابرسی
• شرح سیستم فروش
• شرح سیستم حقوق و دستمزد
• شرح سیستم حسابداری در موسسات خیریه
• شرح سیستم دریافت و پرداخت
• شرح سیستم موجودی مواد و کالا
• شرح سیستم انبار
• شرح سیستم بهای تمام شده

چه کسی باید شرح سیستم را تهیه کند

تهیه شرح سیستم معمولاً بر عهده افراد یا تیم‌هایی است که درک کاملی از واحد اقتصادی دارند این افراد می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

کارکنان بخش مربوطه: افرادی که به طور روزانه با سیستم کار می‌کنند و از جزئیات عملکرد آن آگاه هستند. این افراد می‌توانند اطلاعات ارزشمندی در مورد فرآیندها، کنترل‌های داخلی و نقاط قوت و ضعف سیستم ارائه دهند. مثلا اگر قرار باشد برای بخش حقوق دستمزد شرح سیستم تهیه شود خوب طبیعتا بهترین گزینه تیم مالی یا حسابداری می باشد چرا که تسلط کافی در این مورد دارد.
مدیر یا سرپرست: مدیران بخش مربوطه می‌توانند دید کلی‌تری از سیستم و اهداف آن ارائه دهند. آنها همچنین می‌توانند در مورد تغییرات اخیر در سیستم و برنامه‌های آینده آن اطلاعات ارائه دهند. البته در هنگام تهیه شرح سیستم آخرین گزینه ای که از آن استفاده میکنیم مدیران یا سرپرستان هستند.
حسابرسان داخلی: حسابرسان داخلی می‌توانند به ارزیابی کنترل‌های داخلی سیستم و شناسایی نقاط ضعف احتمالی کمک کنند. آنها همچنین می‌توانند در مورد بهترین شیوه‌ها برای مستندسازی سیستم مشاوره دهند. همیشه بهترین گزینه برای تهیه شرح سیستم حسابرسان داخلی هستند چرا که هم درک کافی دارند و هم اینکه از دانش قابل قبولی برخوردار هستند.
مشاور: در برخی موارد، ممکن است از مشاوران خارج از واحد اقتصادی کمک گرفته شود و برای تهیه شرح سیستم استفاده شود. این مشاوران می‌توانند تخصص و تجربه خود را در اختیار سازمان قرار دهند و به تهیه یک شرح سیستم جامع و دقیق کمک کنند. این مورد هم گزینه خیلی خوبی می باشد اما هزینه های تهیه شرح سیستم را مقداری افزایش میدهد.

آیا تهیه شرح سیستم ضروری است؟

تهیه شرح سیستم الزامی قانونی ندارد، اما در بسیاری از موارد، به شدت توصیه می‌شود و مزایای قابل توجهی برای سازمان‌ها دارد. ضرورت تهیه شرح سیستم بستگی به عوامل مختلفی دارد و مزایایی دارد که در ادامه بررسی میکنیم. تهیه شرح سیستم یک سرمایه‌گذاری ارزشمند برای هر سازمانی است. این کار می‌تواند به بهبود کنترل‌های داخلی، کاهش ریسک‌ها، تسهیل حسابرسی و بهبود ارتباطات کمک کند. اگرچه تهیه شرح سیستم الزامی قانونی ندارد، اما مزایای آن به قدری قابل توجه است که اکثر سازمان‌ها آن را به عنوان یک بخش ضروری از مدیریت ریسک و حاکمیت شرکتی خود می‌دانند.

مزایای تهیه کردن شرح سیستم در حسابداری

برخی از مزایایی که برای تهیه شرح سیستم میتوانیم متصور شویم را در ادامه لیست کرده ایم:

• بهبود کنترل‌های داخلی: شرح سیستم به شناسایی نقاط ضعف در کنترل‌های داخلی کمک می‌کند و امکان بهبود آنها را فراهم می‌کند.
• کاهش ریسک‌ها: با شناسایی و مستندسازی ریسک‌های مرتبط با سیستم، می‌توان اقدامات لازم برای کاهش این ریسک‌ها را انجام داد.
• تسهیل حسابرسی: شرح سیستم به حسابرسان کمک می‌کند تا بسادگی و دقت بیشتر گزارش حسابرسی را تهیه کنند.
• بهبود ارتباطات: شرح سیستم به بهبود ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان و ذینفعان خارجی مانند سهامداران کمک می‌کند.
• تسهیل آموزش کارکنان جدید: شرح سیستم می‌تواند به عنوان یک ابزار آموزشی برای کارکنان جدید استفاده شود.

چه مواردی را باید در شرح سیستم ذکر کنیم

برای تهیه شرح سیستم در ابتدا باید واحد اقتصادی را بررسی کنیم، فرض کنید شما وارد یک واحد تولیدی شده اید در این حالت باید موارد زیر را در ذکر کنید:

1. تعداد کارکنان و وظایف آنها
2. اسناد و مدارکی که در ذونکن ها موجود می باشد
3. تعداد دستگاه هایی که کار می کند
4. فعالیت و وظایف هر یک از دستگاه ها
5. نام و آدرس محل دستگاه ها
6. نوع مواد اولیه ای که وارد کارخانه می شود
7. شرح محصولاتی که تولید می شوند
8. نام تک تک محصولات تولید شده و بررسی جزئیات هر کدام از آنها مانند: مواد اولیه محصول، فرایند ساخت، نام دستگاه سازنده

شما با تهیه دقیق موارد بالا به راحتی می توانید کلیات یک واحد اقتصادی را در چند پاراگراف شرح دهید و وقتی یک حسابدار جدیدی وارد می شود با مطالعه شرح سیستم خیلی سریع می تواند کار خود را شروع کند. البته همیشه تهیه شرح سیستم برای حسابدار نیست و هماهنطور که در بالاتر اشاره کردیم برای حسابرسان استفاده می شود. 

شرح سیستم کاربردهای دیگری نیز دارد، گاهی اوقات ممیزین مالیاتی در حین فرایند رسیدگی از مودی درخواست می کنند که شرح سیستم خود را ارائه کند تا ممیز بتواند درکی از کسب و کار مودی داشته باشد و مبلغ مالیاتی که تعیین می کنند عادلانه تر باشد. البته مودی هیچ الزامی به ارائه شرح سیستم ندارد اما برای واحدهای اقتصادی که فرایند تولید آنها مقداری پیچیده است شرح سیستم میتواند به گروه رسیدگی کننده مالیاتی درک صحیح و قابل قبولی ارائه کند.

تهیه شرح سیستم در کسب و کارهای مختلف نشان از حرفه ای بودن شخص حسابدار می باشد و تفاوتی نمی کند که شرحی که تهیه می کنید حتما برای یک کارخانه باشد ممکن است شما قصد داشته باشید تا برای یک فروشگاه که فعالیت خورده فروشی انجام می دهد شرح سیستم تهیه کنید و فقط کافیست که چندباری شرح سیستم آماده کنید تا کاملا حرفه ای و آچار بدست شوید.