اشتباه حسابداران در تهیه تراز آزمایشی

اشتباهاتی که موجب عدم توازن در تراز ازمایشی می شود:

اشتباهاتی که باعث می شود تراز ازمایش دو ستونی و یا دو ستون اخر تراز ازمایشی چهارستونی توازن نداشته باشد

1- اشتباه در محاسبه جمع ستون های مانده حسابها در تراز ازمایشی

2_عدم انتقال یک طرفه ثبت روزنامه به حسابهای دفتر کلمثلا در فروش نقدی ممکن است طرف بدهکار معامله به درستی به حساب صندوق یا بانک نقل شود. اما طرف بستانکار به حساب فروش نقل نشود

3_انتقال دادن هر دو طرف یک ثبت روزنامه به ستون بدهکار یا ستون بستانکار حسابهای دفتر کل مثلا در نقل ثبت روزنامه مربوط به خرید اثاثه اداری 200.000 ریال کالا ممکن است حساب دفتر کل اثاثه اداری به درستی بدهکار اما در نقل طرف بستانکار اشتباه شود و مبلغ مذ بور به جای ستون بستانکار حساب صندوق به ستون بدهکار صندوق نقل شود.

4_نقل مبلغ نادرست به حسابهای دفتر کل مثلا ممکن است ثبت روزنامه ای که در ان حساب صندوق مبلغ 20.000 ریال بدهکار شده است. برای انتقال ان به دفتر کل به اشتباه حساب دفتر کل صندوق مبلغ2000 ریال بدهکار شود

5_نوشتن رقم بدهکار وبستانکار نا مساوی برای یک معامله در دفتر روزنامهمثلا ممکن است طرف بدهکار یک ثبت روزنامه 40.000 ریال و طرف بستانکار ان اشتباها 400.000 ریال نوشته شود. احتمال این نوع اشتباه در ثبت های مرکب بیشتر است- اشتباهات زیر بدون انکه بر توازن تراز ازمایشی اثر بگذارند موجب عدم تطابق رقم گردش عملیات دفتر روزنامه و دفتر کل می شوند

6_عدم اتقال دو طرف یک ثبت روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل

7_انتقال دو طرف یک ثبت روزنامه با مبلغ کمتر یا بیشتر.به حسابهای مربوط در دفتر کل

8_وقوع اشتباهات خنثی کننده مثلا در صورتی که جمع ستون بدهکار یکی از حسابهای دارایی و جمع ستون بستانکار یک از حسابهای بدهی به یک میزان کمتر یا بیشتر از واقع قلم داد شود.

کشف اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز ازمایشی می شوند

معمولا برای کشف اشتباه یا اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز ازمایشی می شود روش های زیر به کار می رود:

1_محاسبه مجدد جمع ستون های تراز ازمایشی به ترتیب عکس یعنی اگر جمع ستون ها ابتدا از بالا به ژایین محاسبه شده است بار دوم از پایین به بالا محاسبه شود

2_مقابله مانده حسابهای دفتر کل با اقلام مندرج در تراز ازمایشی

3_کنترل نقل مانده حسابها از یک صفحه به صفحه بعد دفتر کل

4_کنترل محاسبات مربوط به مانده گیری حسابهای دفتر کل

5_برسی ستون عطف دفتر روزنامه .برای پیدا کردن اقلامی که احتمالا به دفتر کل نقل نشده اند

6_برسی صحت انتقال اقلام از دفتر روزنماه به حسابهای دفتر کل از طریق مقابله یکایک مبالغ ثبت شده در دفتر روزنامه با مبلغ نقل شده به حسابهای دفتر کل

اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز ازمایشی نمی شود

به طوری که پیش از این گفته شد تهیه تراز ازمایشی وسیله موثری برای جلوگیری از برخی از اشتباهات دفتر داری است و توازن تراز ازمایشی این اطمینان را فراهم می اورد که از طرف های بدهکار و بستانکار تمام معاملاتی که از دفتر روزنامه به دفتر کل نقل شده مساوی است. محاسبات مربوط به مانده گیری حسابهای دفتر کل صحیح است. جمع ستون هایی تراز ازمایشی به درستی محاسبه شده است. با وجود این بری از اشتباهات از طریق تراز ازمایشی اشکار نمی شوند. نمونه های از این گونه اشتباهات به قرار زیر است:

از قلم افتادگی

این اشتباه زمانی رخ می دهد که یک یا چند معمله به دلایلی نظیر گمشدن اسناد و مدارک اولیه دردفتر روزنامه ثبت نگردد. مثلا برخی از اقلام فروش کالا در دفتر روزنامه ثبت نگردد و در نتیجه به حسابهای دفتر کل نیز انتقال نیابد.

تجزیه وتحلیل غلط یک معامله

در تجزیه و تحلیل یک معامله ممکن است حسابهایی که با ید بدهکار یا بستانکار شوند به درستی تعیین نشود و یک قلم به حساب نامناسبی منتقل گردد. مثلا هزینه تعمیرات یک ماشین اشتباها به حساب دارایی مربوط نقل شود این گونه اشتباهات را اشتباهات اصولی نیز می گویند.

ثبت کردن یک معامله به مبلغ کمتر یا بیشتر در دفتر روزنامه

مثلا ممکن است در ثبت خریدی به مبلغ 200.000 ریال پس از کسر 5% تخفیف تجاری به جای انکه معامه به مبلغ 190.000 ریال در دفتر روزنامه ثبت شود رقم 200.000 ریال ملاک ثبت قرار گیرد.

نقل نکردن دو طرف یک ثبت روزنامه به حسابهای دفتر کل

این اشتباه اگر چه بر توازن تراز ازمایشی اثری ندارد ولی به طوری که قبلا گفته شددر صورت تهیه تراز ازمایشی چهارستونی رقم گردش عملیات دفتر روزنامه با رقم گردش عملیات حسابهای دفتر کل یکسان نخواهد بود.

پیشنهاد می شود : آموزش استانداردهای حسابداری

اشتباه در نقل اقلام

این اشتباه زمانی رخ می دهد که معاملاتی به درستی در دفتر روزنامه ثبت گردد ولی مبلغ صحیح بدهکار یا بستانکار اشتباها به بدهکار یا بستانکار حساب یا حسابهای دیگر نقل شود مثلا ممکن است در نقل یک قلم که در دفتر روزنامه به درستی به حساب صندوق بدهکار شده است اشتباها به جای حساب صندوق حساب اثاثه اداری بدهکار شود.

اشتباهات متقابل و خنثی کننده گاه اثر یک اشتباه

با وقوع اشتباه دیگری دقیقا به همان مبلغ خنثی می شود مثلا مانده یک حساب دارایی در دفتر کل اشتباها معامله 200.000 ریال بیش از واقع محاسبه شود و در عین حال مانده یک حساب بدهی نیز به همین مبلغ اضافه تر منظور گردد و این دو اشتباه یک دیگر را خنثی کنند. بسیاری از اشتباهات مذ کور در جریان کار و در اثر دریافت ها وپرداخت ها مقابله اسناد ومدارک با حسابها ودر رسیدگی به حسابها کشف می شود ولی این احتمال هم وجود دارد که اشتباهی مدت ها کشف نشده باقی بماند.