18- بخشنامه شماره 126286/93 مورخ 12/05/1393; الحاق مواردي به آئين نامه مدت و طرز نگهداري اوراق بازرگاني، اسناد و دفاتر بانکها بر اساس مصوبه هشتمين جلسه کميسيون مقررات و نظارت موسسات اعتباري (منسوخ)

۹۳٫۱۲۶۲۸۶ ۱۳۹۳٫۰۵٫۱۲ بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران ببتکن سال ۱۳۹۳ سال اقتصاد و فرهنگ با عزم ملی و مدیریت جهادی" جهت اطلاع مدیران عامل محترم کلیه بانکهای دولتی غیر دولتی شرکت دولتی پست بانک و مؤسسات اعتباری غیربانکی ارسال گردید. با سلام احتراماً به استحضار میرساند بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران با استناد به اختیارات موضوع تبصره ذیل ماده یک آیین نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی اسناد و دفاتر بانک ها موضوع بخشنامه شماره ۸۹٫۸۰۲۲۳ مورخ ۱۳۸۹٫۴٫۱۵ و اصلاحیه های پس از آن و بنا به پیشنهاد برخی بانک ها مقرر نمود موارد ذیل به آیین نامه الحاق گردد عبارت پ دفاتر تسلیم دسته چک به مشتریان به انتهای ردیف ۲ ذیل ماده یک با عنوان اسناد سطح دوم عبارات ز دفتر خزانه و ژ ترازنامه اسفندماه هر سال شعب به انضمام گزارشهای ویژه حسابرس مستقل شعب به انتهای ردیف ۳ ذیل ماده یک با عنوان اسناد سطح سوم عبارات ت- دفاتر و یا رسید تحویل کارتهای الکترونیک بانک به مشتریان" و "ج پرونده های ملاحظات بازرسی شعب بانک با ضمایم مربوطه به انتهای ردیف ۴ ذیل ماده یک با عنوان اسناد سطح چهارم عبارات تصورت موجودیهای روزانه صندوق شعب سيتواسیون)" و "ت - لیست های عملیات به روز رسانی پایان کار روزانه شعب" و "ج- نوار (ژورنال) دستگاه خودپرداز و نوار رول ماشین های تحویلداری به انتهای ردیف ۵ ذیل ماده یک با عنوان استاد سطح پنجم در خاتمه ضمن ایفاد یک نسخه از ویرایش نهایی آیین نامه مزبور خواهشمند است دستور فرمایند مراتب به قید تسریع به کلیه واحدهای ذی ربط ابلاغ و بر حسن اجرای آن نظارت گردد. ۲۰۶۲۲۲۹ مدیریت کل مقررات مجوزهای بانکی و مبارزه با پولشویی اداره مطالعات و مقررات بانکی عبدالمهدی ارجمند نژاد ۳۲۱۵-۰۲ بلوار میرداماد شماره ۱۴۴، تلفن : ۲۹۹۵۱ صندوق پستی : ۱۵۸۷۵٫۷۱۷۷، فاکس : ۶۶۷۲۵۶۷۴ بیات اینترنتی : www.cbi.ir «بسمه تعالی» آیین نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی اسناد و دفاتر بانکها شورای پول و اعتبار در یکهزار و یکصد و چهاردهمین جلسه مورخ ۱۳۸۹٫۳٫۲۵، به استناد بند و از ماده ۳۳ قانون پولی و بانکی کشور مصوب ۱۸ تیرماه ۱۳۵۱ آیین نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی اسناد و دفاتر بانکها را که از این پس به اختصار آیین نامه نامیده می شود، در ۱۲ ماده و ۱۱ تبصره به شرح ذیل تصویب نمود. فصل اول گستره شمول ماده ۱ اسناد موضوع این آیین نامه مشتمل بر اسناد اوراق بازرگانی مدارک و دفاتر بانک ها در پنج سطح به شرح ذیل تعریف میشود ۱-۱- استاد سطح اول شامل الف اسناد و مدارک مالکیت اموال منقول و غیر منقول بانک ب اساسنامه سوابق و مدارک مربوط به تاسیس بانک ب - دفاتر سهام بانک ت صورت جلسات مجامع و هیات مدیره بانک ت نسخ اصلی ترازنامه بانک و ضمایم مربوطه که به تصویب مجمع عمومی رسیده و گزارش عملکرد هیات مدیره و گزارشهای حسابرس مستقل ۲-۱- استاد سطح دوم شامل الف - دفتر کل ب دفتر روزنامه ب دفاتر تسلیم دسته چک به مشتریان ۳-۱- استاد سطح سوم شامل الف - کارتهای نمونه امضاء مدارک احراز هویت و افتتاح انواع حسابهای ارزی و ریالی مشتریان و فرمهای پاسخ استعلام افتتاح حساب جاری از سامانه بانک مرکزی ا اصلاحیه مصوب در بیست و پنجمین جلسه مورخ ۱۳۹۲٫۸٫۱۲ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران اصلاحیه مصوب در هشتمین جلسه مورخ ۱۳۹۳٫۹٫۱ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران اصلاحیه مصوب در بیست و پنجمین جلسه مورخ ۱۳۹۴٫۸٫۱۴ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران ب لاشه انواع چکها از جمله چک عادی اشخاص چک پول ایران چک چک بانکی و غیره سفته ها و بروات واگذاری و سایر استاد اعم از خریداری یا وصولی ارزی و ریالی ب گواهی نامه های عدم پرداخت چک های برگشتی و مدارک رفع سوء اثر چک های برگشتی ت کلیه قراردادهای منعقده و موافقت نامه های بین بانک و اشخاص به غیر از قراردادهای مربوط به تسهیلات اعطایی ت اسناد مربوط به عملیات حسابهای معاملات داخلی بانک که از طریق مناقصه یا مزایده انجام شده ج لاشه ضمانت نامه ها و اسناد ذی ربط ج مدارک نقل و انتقال سهام ح نسخ دوم گواهی نامه های سپرده های سرمایه گذاری مدت دار و همچنین انواع اوراق گواهی سپرده بانکها خ کلیه اوراق و اسناد مربوط به خرید و فروش ارزهای خارجی حوالجات ارزی کارتهای اعتباری ارزی و پیمان نامه های ارزی د کلیه اوراق و اسناد مربوط به حوالجات اتاق پایاپای صندوق امانات و اوراق مشارکت ذ اوراق و اسناد مربوط به اعتبارات اسنادی وارداتی و صادراتی ر کلیه اسناد حسابداری اعم از ارزی و ریالی نقدی و انتقالی ز دفتر خزانه ر ترازنامه اسفندماه هر سال شعب بانک به انضمام گزارشهای ویژه حسابرس مستقل شعب شعب ۴۱ استاد سطح چهارم شامل الف قراردادها اوراق و اسناد مربوط به تسهیلات اعطایی و اعتبارات استفاده شده مشتریان ب اوراق مربوط به فروش اثاث و وسایل فرسوده و مستعمل و اسقاط شده ب اوراق و مدارک مربوط به اسناد تجاری تنزیل شده ت اوراق مربوط به خرید ملزومات و اموال منقول و غیر منقول بانک اصلاحیه مصوب در هفتاد و هفتمین جلسه مورخ ۱۳۸۹٫۱۱٫۲۰ کمیسیون اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران ه اصلاحیه مصوب در هشتمین جلسه مورخ ۱۳۹۳٫۲٫۱ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران اصلاحیه مصوب در هشتمین جلسه مورخ ۱۳۹۳٫۲٫۱ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران لم ت دفاتر و یا رسید تحویل کارتهای الکترونیک بانک به مشتریان ج پرونده های ملاحظات بازرسی شعب بانک با ضمایم مربوطه ۵-۱- استاد سطح پنجم شامل الف دفاتر ثبت نامه های صادره و وارده ب دفاتر ارسال مراسلات ب ته چکهای صادره ادارات و واحدهای بانک ت صورت موجودیهای روزانه صندوق شعب (سیتواسیون) ت لیست های عملیات به روزرسانی پایان کار روزانه شعب ۱ ج نوار (ژورنال) دستگاه خودپرداز و نوار رول ماشینهای تحویلداری تبصره - تعیین سطح سایر اسناد حسب مورد بنا به پیشنهاد بانکها و تأیید بانک مرکزی انجام خواهد شد. فصل دوم مدت نگهداری اطلاعات مربوط به استاد ماده ۲ بانکها موظفند اطلاعات مربوط به استاد سطح اول دوم سوم و بندهای الف از سطوح چهارم و پنجم را به صورت الکترونیکی و برای همیشه نگهداری نمایند. فصل سوم مدت و نحوه نگهداری اسناد ماده ۳ مدت نگهداری اسناد ۱۳ بانک ها مکلفند عین اسناد سطح اول را برای همیشه نگهداری نمایند. ۲-۳- بانک ها مکلفند عین اسناد سطح دوم را حداقل به مدت ۱۰ سال پس از زمانهای مقرر در جدول ضمیمه این آیین نامه نگهداری نمایند. ۳۳ بانک ها مکلفند اسناد سطح سوم را حداقل به مدت ۵ سال پس از زمانهای مقرر در جدول ضمیمه این آیین نامه نگهداری نمایند. ۴-۳- بانک ها مکلفند اسناد سطح چهارم را حداقل به مدت ۳ سال پس از زمانهای مقرر در جدول ضمیمه این آیین نامه نگهداری نمایند. اصلاحیه مصوب در هشتمین جلسه مورخ ۱۳۹۳٫۲٫۱ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران اصلاحیه مصوب در هشتمین جلسه مورخ ۱۳۹۳٫۲٫۱ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران اصلاحیه مصوب در هشتمین جلسه مورخ ۱۳۹۲٫۴٫۱ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران ۱۰ اصلاحیه مصوب در هشتمین جلسه مورخ ۱۳۹۴٫۲٫۱ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران ۱۱ - اصلاحیه مصوب در هشتمین جلسه مورخ ۱۳۹۳٫۲٫۱ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران ۵۳ بانک ها مکلفند اسناد سطح پنجم را حداقل به مدت ۱ سال پس از زمانهای مقرر در جدول ضمیمه این آیین نامه نگهداری نمایند. تبصره ۱ بانکها مکلفند هر یک از استادی را که قبل از اتمام مدت نگهداری آنها دعوایی نسبت به آنها اقامه شده حداقل تا مختومه شدن دعوی و تعیین تکلیف نهایی نگهداری نمایند. تبصره ۲ لازم است سایر اسنادی که به موجب قوانین باید تا مدت معینی نگهداری شوند برای همان مدت نگهداری گردند. ماده ۴ نحوه نگهداری استاد ۱-۴- به صورت فیزیکی بانک ها موظفند با اتخاذ تدابیر و تمهیدات مقتضی به گونه ای عمل نمایند که ضمن حفظ امنیت و کیفیت اسناد، امکان دسترسی به عین آن اسناد در مواقع مورد نیاز به سهولت فراهم شود. ۲-۴- به صورت تصاویر دیجیتالی بانک ها می توانند اسناد سطوح سوم چهارم و پنجم را علاوه بر نگهداری به صورت فیزیکی در چارچوب نظامی یکپارچه و مبتنی بر دستورالعملی مدون که به تصویب هیات مدیره هر بانک می رسد به صورت تصاویر دیجیتالی نیز نگهداری نمایند. تبصره ۱- در صورت تهیه تصاویر دیجیتالی نگهداری فیزیکی اسناد در محل تهیه و تولید آنها الزامی نمی باشد. تبصره -۲ در صورت نگهداری فیزیکی اسناد در مکانی غیر از محل تهیه و تولید آنها هیات مدیره بانک موظف است شرایط و تمهیداتی را فراهم نماید که امکان دسترسی به اصل اسناد حداکثر ظرف مدت چهار روز کاری فراهم باشد. ۳-۴- به صورت میکروفیلم بانک ها می توانند کلیه اسناد خود را منوط به انجام مراحل مقرر در ماده ۷ به صورت میکروفیلم نگهداری نمایند. لم فصل چهارم - امحاء اسناد ماده ۵ امحاء پس از موعد امحاء استاد سطوح دوم سوم چهارم و پنجم پس از سپری شدن مدتهای مقرر در بندهای ۴-۳۳۳۲-۳ و ۵۳ و در چارچوب مقررات داخلی بانک ها بلامانع است. ماده ۶- امحاء پیش از موعد بانک ها می توانند پیش از سپری شدن مدتهای مقرر در ماده ۳ استاد سطوح سوم چهارم و پنجم را منوط به انجام مراحل مذکور در ماده ۷ امحاء نمایند. ماده ۷ فرآیند تبدیل اسناد به میکروفیلم به روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم امحاء استاد سطوح سوم چهارم و پنجم پیش از مدتهای مقرر در ماده ۳ منوط به انجام مراحل ذیل مجاز میباشد الف تعیین یک واحد سازمانی برای انجام فرآیند تبدیل استاد به میکروفیلم به روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم . ب اختصاص یک مکان مناسب برای اجرای کلیه مراحل مربوط به روش تلفیقی دیجیتال و ميكروفيلم . پ انتقال کلیه اسناد مورد نظر به مکان مذکور در بند ب . ت آماده سازی استاد مورد نظر برای انجام عملیات تصویر برداری دیجیتالی از آنها ت تهیه تصاویر دیجیتالی از اسناد ج کنترل ویرایش و استاندارد نمودن تصاویر دیجیتالی تهیه شده به نحوی که امکان بازیابی دسته بندی یا تجزیه و تحلیل اطلاعات آنها به سهولت امکان پذیر باشد. ج فیلم برداری از تصاویر دیجیتالی بر روی رولهای میکروفیلم توسط دستگاههای آرشیو رایتر (Archive writer) ح کنترل دقیق میکروفیلم تهیه شده از حیث وضوح تصویر و خوانا بودن مطالب انتقال یافته در صورتی که مندرجات میکروفیلمی خوانا نباشد لازم است از نسخه مربوط مجدداً تصویر دیجیتالی تهیه شده و پس از فیلم برداری به انتهای رول میکروفیلم اضافه گردد. خ تهیه صورت جلسه انطباق اسناد با میکروفیلم و امضاء آن توسط هیاتی متشکل از اعضای ذیل رئیس یا معاون بایگانی کل لم رئیس یا معاون واحد سازمانی مسئول انجام فرایند تبدیل اسناد به میکروفیلم نماینده اداره بازرسی نماینده اداره حقوقی نماینده اداره حراست نماینده واحد خدمات ماشینی یا انفورماتیک یا حسابرسی فناوری اطلاعات د تهیه تصویر دیجیتالی از صورت جلسه ذکر شده در بند خ و فیلم برداری از آن تصویر در ابتدا و انتهای هر رول میکروفیلم تبصره ۱- در صورت وجود مطلب یا نوشته ای ظهر اسناد باید از آن مندرجات نیز میکروفیلم تهیه شود. تبصره ۲- نگهداری عین صورت جلسات مذکور در بند خ تا زمان امحاء میکروفیلم ها الزامی می باشد. تبصره -۳ ریاست هیات مذکور در بند خ بر عهده رئیس یا معاون بایگانی کل بوده و جلسات هیات زیر نظر وی تشکیل و اداره می گردد. تبصره ۴ چنانچه در نمودار سازمانی بانک اشخاص یا واحدهای مذکور در بند خ وجود نداشته باشند، هیأت مدیره آن بانک موظف است اشخاص یا ادارات جایگزین را تعیین کند. تبصره ۵ تعیین میزان و حدود اختیارات و صلاحیتهای هیأت مذکور در بند خ بر عهده هیأت مدیره بانک میباشد. تبصره ۶ حضور تمامی اعضای هیأت مذکور در بند خ برای اجرای فرآیند تبدیل استاد به میکروفیلم به روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم الزامی است. ماده ۸ میکروفیلمهای تهیه شده مطابق با این آیین نامه در حکم اصول اسناد مربوط تلقی می گردد و در کلیه دادگاهها قابل استناد میباشد. فصل پنجم - استاد الکترونیکی ماده ۹ اسنادی که مطابق با ماده ۲ قانون تجارت الکترونیکی با وسایل الکترونیکی نوری و یا فناوری های جدید اطلاعات تولید ارسال دریافت ذخیره یا پردازش میشوند، منوط به رعایت ماده ۸ قانون مذکور در حکم اصول اسناد میباشند بانکها مکلفند اسناد الکترونیکی مربوط به سطوح دوم سوم چهارم و پنجم را برای همیشه نگهداری نمایند. لم ماده ۱۰ بانکها ملزم به تهیه نسخه پشتیبان از کلیه اسناد الکترونیکی میباشند به گونه ای که در صورت هرگونه آسیب خدشه و اختلال برای یک نسخه نسخه دیگر مصون بماند. فصل ششم - سایر مقررات ماده ۱۱ بانکها مکلفند استاد و مدارکی را که بر اساس مقررات موضوعه ارزش تاریخی دارند مطابق با قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران نگهداری نمایند. ماده ۱۲ مفاد این آیین نامه در خصوص مؤسسات اعتباری غیربانکی که دارای مجوز از بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران بوده و تحت نظارت این بانک قرار دارند نیز نافذ میباشد. با تصویب این آیین نامه آیین نامه مصوب مورخ ۱۳۵۳٫۱۲٫۶ و مصوبات مورخ ۱۳۶۱٫۱۰٫۱۹ و ۱۳۶۹٫۱۰٫۸ این شورا در خصوص آیین نامه مذکور منسوخ اعلام می گردد. ردیف نام سند زمان پایه استاد سطح دوم الف دفتر کل از پایان سال مالی ب دفتر خزانه از پایان سال مالی ب دفاتر تسلیم دسته چک به مشتریان از تاریخ بسته شدن دفتر استاد سطح سوم از تاریخ بسته شدن حساب یا تغییر الف کارتهای نمونه امضاء مدارک احراز هویت و افتتاح انواع حسابهای ارزی و ریالی مشتریان از تاریخ بسته شدن حساب یا تغییر الف دارندگان حق امضا یا تغییر امضا ب لاشه انواع چکها از جمله چک عادی اشخاص چک پول ایران چک چک بانکی و غیره سفته ها و بروات واگذاری و سایر اسناد اعم از خریداری یا وصولی ارزی و ریالی از تاریخ تسویه ب گواهی نامه های عدم پرداخت چک های برگشتی و مدارک رفع سوء اثر چک های برگشتی از تاریخ صدور ت کلیه قراردادهای منعقده و موافقت نامه های بین بانک و اشخاص به غیر از قراردادهای مربوط به تسهیلات اعطایی) از تاریخ انقضاء قرارداد و تسویه حساب ت استاد مربوط به عملیات حسابهای معاملات داخلی بانک که از طریق مناقصه یا مزایده انجام شده از تاریخ انجام معامله ج لاشه ضمانت نامه ها و استاد ذی ربط از تاریخ انقضاء یا تسویه حساب چ مدارک نقل و انتقال سهام از تاریخ نقل و انتقال ح نسخ دوم گواهی نامه های سپرده های سرمایه گذاری مدت دار و همچنین انواع اوراق گواهی سپرده بانکها از تاریخ بسته شدن حساب خ کلیه اوراق و اسناد مربوط به خرید و فروش ارزهای خارجی حوالجات ارزی کارتهای اعتباری ارزی و پیمان نامه های ارزی از تاریخ خاتمه عملیات بانکی د کلیه اوراق و اسناد مربوط به حوالجات اتاق پایاپای صندوق امانات و اوراق مشارکت از تاریخ خاتمه عملیات بانکی ذ اوراق و اسناد مربوط به اعتبارات اسنادی وارداتی و صادراتی از تاریخ خاتمه عملیات بانکی ر کلیه اسناد حسابداری اعم از ارزی و ریالی نقدی و انتقالی از تاریخ خاتمه عملیات بانکی ز دفتر خزانه از تاریخ بسته شدن دفتر 3 تر از نامه اسفندماه هر سال شعب بانک به انضمام گزارشهای ویژه حسابرس مستقل شعب از تاریخ تنظیم سند لم ردیف نام سند زمان پایه اسناد سطح چهارم قراردادها، اوراق و اسناد مربوط به تسهیلات اعطایی و الف قراردادها، اوراق و اسناد مربوط به تسهیلات اعطایی و الف اعتبارات استفاده شده مشتریان از تاریخ تسویه حساب و فک رهن از وثایق ب اوراق مربوط به فروش اثاث و وسایل فرسوده و مستعمل و اسقاط شده از تاریخ فروش پ اوراق و مدارک مربوط به استاد تجاری تنزیل شده از تاریخ خاتمه عملیات بانکی ت اوراق مربوط به خرید ملزومات و اموال غیر منقول بانک از تاریخ خرید ت دفاتر و یا رسید تحویل کارتهای الکترونیک بانک به مشتریان از تاریخ بسته شدن دفتر و یا از تاریخ رسید تحویل ج پرونده های ملاحظات بازرسی شعب بانک با ضمایم مربوطه از تاریخ اتمام بازرسی و تهیه گزارش مربوط اسناد سطح پنجم الف دفاتر ثبت نامه های صادره و وارده از تاریخ بسته شدن دفتر ب دفاتر ارسال مراسلات از تاریخ بسته شدن دفتر پ ته چک های صادره ادارات و واحدهای بانک از تاریخ اتمام دسته چکها ت صورت موجودیهای روزانه صندوق شعب (سیتواسیون) از تاریخ خاتمه عملیات ت لیست های عملیات به روزرسانی پایان کار روزانه شعب از تاریخ خاتمه عملیات ج نوار (ژورنال دستگاه خودپرداز و نوار رول ماشین های تحویلداری از تاریخ بسته شدن نوار رول (ژورنال)