شماره: ٩٢٫١٩٥١٣
تاریخ : ۱۳۹۲٫۰۲٫۰۸

موضوع:  نحوۀ پذیرش صورتجلسات تغییرات
اداره کل محترم ثبت اسناد و املاک استان............
سلام علیکم
احتراماً در راستای رفع برخی از ابهامات و پرسشهای واصله در خصوص استاندارد سازی پذیرش صورت جلسات مجامع و هیأت مدیره در حوزه ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری به استحضار می رساند :
از آنجا که یکی از مولفه ها و مراحلی که در سرعت و ارتقای کیفیت خدمات ثبتی در حوزه اشخاص حقوقی حائز اهمیت است. چگونگی پذیرش و ورود اطلاعات صورتجلسات تغییرات میباشد و در بسیاری از موارد دیده شده است اظهارات و مدارک و صورتجلساتی که به مراجع ثبت شرکتها ارسال میگردد با ایرادات و نواقص شکلی متعددی مورد پذیرش واقع می گردد که نه تنها باعث اتلاف وقت در نحوه ارائه خدمات ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری شده بلکه فرایند ثبت شرکتها را با مخاطره مواجه می نماید و موجب افزایش مدت رسیدگی و اضافه شدن زمان رفع نقص به زمان اقدامات مرجع ثبت شرکتها می شود و بدیهی است جلوگیری از ورود اینگونه درخواستها در فرآیند رسیدگی حجم قابل توجهی از مشکلات ادارات را خواهد کاست لذا خواهشمند است دستور فرمائید مراتب شیوه نامه پذیرش صورتجلسات ( تصویر پیوست ) به نحو مقتضی به مسئولین کارشناسان ذیربط و متقاضیان اطلاع رسانی گردیده تا بدینوسیله در صورت عدم رعایت موارد قانونی مذکور از پذیرش صورتجلسات تا رفع نقائص و الزامات مورد نظر خودداری گردد. همچنین لازم به ذکر است رعایت موارد پیوست صرفاً در جهت پذیرش صورتجلسه بوده و پس از تطابق با مفاد پرونده و اساسنامه و سایر مقررات قانونی منجر به ثبت می گردد.
همچنین به پیوست لوح فشرده شامل فهرست کامل مجوزها نسخه اولیه جهت بهره برداری و اعلام نظر ارسال ، بدیهی است پس اخذ نظرات ارزشمند استانها ، نسخه نهائی متعاقبا جهت ابلاغ به کلیه مراجع ثبت شرکتها ارسال خواهد گردید.

مرتضی ادب
مدیر کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری