نحوه كنترل و نظارت بر انجام فرآیند بازاریابی از طریق كارگزاریها

شماره: ۷۰۷۰٫۹۶٫۵۲۱
تاریخ : ۱۳۹۶٫۰۳٫۳۰
موضوع: نحوه کنترل و نظارت بر انجام فرآیند بازاریابی از طریق کارگزاریها
سلام عليكم
با صلوات بر محمد و آل محمد ( ص )
احتراما با عنایت به اهمیت فرآیند بازاریابی و برقراری بیمه اختیاری و صاحبان حرف و مشاغل آزاد در جهت تعمیم و گسترش پوشش بیمه ای و به منظور ایجاد وحدت رویه و همچنین فراهم نمودن بسترهای مناسب در راستای افزایش منابع سازمانی مقتضی است دستور فرمایند کلیه واحدهای اجرایی و کارگزاریهای تابعه از تاریخ ۹۶٫۴٫۱ نسبت به رعایت کامل شرایط و ضوابط ذیل اقدام و در اجرای این فرآیند دقت نظر کافی مبذول دارند :
(۱) کلیه سطوح دسترسی در اجرای فرآیند مذکور جهت کارگزاریهای رسمی بایستی مطابق با دستور اداری شماره ۵۰۰۰٫۹۳٫۹۸۳ مورخ ۹۳٫۹٫۳ موضوع نگارش ۳ پاییز ۹۳ ، ایجاد گردیده باشد لذا مقتضی است چنانچه هرگونه مغایرتی در این زمینه مشاهده گردید مراتب از طریق مبادی ذیربط و با دریافت کد رهگیری مورد پیگیری و اقدامات لازم قرار گیرد.
(۲) با عنایت به دستور اداری شماره ۵۰۱۰٫۹۲٫۲۶۳۱ مورخ ۹۲٫۷٫۲۰ حوزه این معاونت مبنی بر واگذاری امور مربوط به فرآیندهای مرتبط با بیمه شدگان صاحبان حرف و مشاغل آزاد و ادامه بیمه به طور اختیاری به کارگزاری های رسمی سازمان، کلیه کارگزاریهای رسمی تحت پوشش موظف میباشند. پس از انجام مرحله بازاریابی و ارائه توضیحات و جذب بیمه شدگان مذکور ، کلیه مراحل اجرایی این فرآیند را (اخذ درخواست ، معرفی جهت انجام معاینات پزشکی ، ثبت نتیجه معاینات انجام شده تنظیم قرارداد و اخذ پرینت قرارداد ) از طریق سیستم و به صورت مکانیزه و مطابق با مفاد دستور اداری فوق الذکر به انجام رسانند لذا انجام هر یک از مراحل فوق به صورت دستی مغایر با دستورات اداری و مقررات جاری می باشد.
(۳) پیرو بند فوق و با عنایت به مفاد مندرج در بند ۶ و ۱۲ دستور اداری مذکور، کارگزاری مکلف است پس از اتمام مراحل اجرایی فرآیند (اخذ پرینت قرارداد ) کلیه مدارک و مستندات مربوطه را به انضمام پرینت قرارداد جهت مراجعه به شعبه تحویل متقاضی نموده تا مراحل کنترل و نظارت بر صحت و دقت قراردادها . احراز هویت متقاضی و تأیید و امضای قرارداد با حضور شخص بیمه شده، از طریق واحد امور فنی بیمه شدگان شعبه ذیربط صورت پذیرد لذا از ارسال مدارک و مستندات مربوطه به شعبه بدون ارجاع متقاضی مؤکداً خودداری گردد. 
(۴) از آنجائیکه هدف از ایجاد درگاههای مختلف بابت ارائه خدمات به مخاطبین سازمان، تسریع و تسهیل در امور ، کاهش حجم مراجعات به واحدهای اجرایی، افزایش میزان رضایتمندی و ایجاد حق انتخاب برای مراجعین به منظور حذف ترددهای مازاد ممانعت از سردرگمی و بلاتکلیفی می باشد لذا کلیه شعب و کارگزاریهای تابعه موظفند در صورت مراجعه مخاطبین به هر کدام از آنها نسبت به ارائه خدمات مطلوب به ایشان اقدام نموده و از هرگونه ارجاع غیر ضروری به درگاه دیگر خودداری نمایند .
(۵) کلیه کارگزاریهای رسمی تحت پوشش میبایست از تاریخ ۹۶٫۴٫۱ لغایت پایان سال جاری ، با تأکید بر تقویت فرآیند بازاریابی و افزایش ضریب پوشش بیمه ای، نسبت به افزایش حداقل ۲۰ آمار عملکرد هر ماه نسبت به ماه قبل در زمینه انعقاد قرارداد بیمه شدگان ادامه بیمه به طور اختیاری و صاحبان حرف و مشاغل آزاد ، اقدامات مقتضی بعمل آورند. ضمناً کارگزاریهایی که تاکنون در این فرآیند فعالیتی نداشته اند. موظفند از تاریخ مذکور به صورت کاملا پیگیر و پویا فعالیت خود را در این زمینه آغاز و مطابق روند فوق در ماههای آتی اقدام نمایند. بدیهی است نتیجه این عملکرد در پایان دوره در ارزیابی کارگزاریها ملحوظ نظر قرار خواهد گرفت .
(۶) حق الزحمه فرآیند بازاریابی و برقراری بیمه اختیاری و صاحبان حرف و مشاغل آزاد کماکان مطابق با بخشنامه شماره ۱۰۰۰٫۹۳٫۴۵۹۵ مورخ ۹۳٫۵٫۱۴ و همچنین دستور اداری شماره ۷۰۷۰٫۹۴٫۱۵۳۶ مورخ ۹۴٫۱۱٫۲۶ و با رعایت شروط مندرج در بندهای او ۲ و ۳ این دستور اداری به کارگزاریهای رسمی قابل پرداخت می باشد .
بنابراین لازم است ترتیبی اتخاذ گردد ضمن ابلاغ این دستور اداری به کلیه شعب و کارگزاریهای تابعه ، روند کنترل و نظارت بر صحت و دقت عملکرد در کلیه مراحل اجرایی این فرآیند، بیش از پیش مورد تأکید واقع گردد .

محمد حسن زدا
معاون فنی و درآمد