معیارهای انتخاب در نرم افزار حسابداری

چرا باید از سیستم حسابداری استفاده کنیم؟

در گذشته ای نه چندان دور برای امور حسابداری از سیستم های دستی استفاده کرده اند یعنی افراد به صورت دستی و با قوانین موجود امور حسابداری خود را پیش برده اند ولی مشکلی که این نوع حسابداری داشت این بود که هم بسیار کند بوده و هم اینکه می شد از آن اشتباهات زیادی استخراخ کرد و گاها باعث زیان هم می شد به همین خاطر بعد سالها کم کم سیستم های حسابداری بوجود آمدند و اینگونه هم کار سریعتر پیش می رفت هم اینکه اشتباهات تا حد قابل قبولی کمتر و دقت بالاتر رفت.

در 10 سال گذشته نرم افزارهای حسابداری فراوانی با قابلیت های فراوان و رنج قیمتی بسیار زیاد در بازار تولید شده اند و در مشاغل مختلف در حال استفاده می باشند. نرم افزارهای حسابداری علاوه بر ویژگی های گفته شده میتواند صحت کارکنان را تا حد زیادی تایید کند . توصیه ما این است هر چند که کار و کسب شما کوچک است اما از نرم افزارهای متناسب با شغل خود استفاده کنید. (معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری)

استفاده ما از نرم افزار برای چه کاری است ؟

از نرم افزارهای حسابداری می توان برای تمام مشاغل استفاده کرد و کسب خود خود را کنترل کرد. اما هر نرم افزاری کاربرد خود را دارد مثلا یک شرکت تولیدی با یک فروشگاه قطعا سیستم های حسابداری متفاوتی خواهد داشت. توصیه ما این است با توجه به کسب و کار خود و سطح آن با مشاوران ما تماس حاصل فرمایید. (تماس با ما)

رنج قیمتی آن مهم است ؟

به عقیده ما پشتیبانی ، بروزرسانی، دیتابیس و دیگر آیتم هایی (معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری) که گفته شد بسیار مهمتر از قیمت آن است . تنها چیزی که نیاز است باید معیار های نرم افزار ی که نیاز داریم بسنجیم و برای آن هزینه کنیم .

نرم افزارهای حسابداری تک کاربره و چند کاربره :

نرم افزار های حسابداری بصورت تک کاربره و چند کاربره وجود دارد که بستگی به استفاده در محیط های مختلف متفاوت است.

توصیه می شود : در حسابداری چقدر و چگونه پیشرفت کنیم؟

نرم افزار حسابداری کاربردی:

این نوع نرم افزارها معمولا قیمت نسبتا پایینی دارند و استفاده محدودی از آنها می شود مانند نرم افزارهای حسابداری که در فروشگاه ها و اصناف مختلف استفاده می شود. ساخت این نوع سیستم های حسابداری معمولا با یک تیم برنامه نویسی سطح متوسط کافی است و می توان یک سیستم نرم افزار حسابداری نوشت و به بازار ارائه کرد . نرم افزارهایی مانند هلو آسان سکه پاتریس و… از جمله این نرم افزار ها هستند . نرم افزار های کاربردی نیاز به آموزش خاصی ندارند و فقط با چند ساعت گشت و گذار در برنامه تا حدودی به آن مسلط می شوید ، کاربرانی که با این نوع سیستم ها کار می کنند نیاز به دانش اولیه حسابداری دارند. امکانات این نوع نرم افزارها به شرح زیر است :

سیستم خزانه داری، گزارشات، صورت سود و زیان، امور چک، انبارداری و…

نرم افزار حسابداری محض یا حرفه ای :

این نوع سیستم های حسابداری که به آنها نرم افزارهای حسابداری حرفه ای هم گفته می شود دارای قیمت های بالایی می باشند و استفاده از آنها کمی نسبت به نرم افزارهای کاربردی پیچیده تر است و نیاز به دانش کافی در زمینه حسابداری نیاز است . این نوع سیستم ها معمولا امکانات بیشتری دارند که بستگی به سطحی که خریده اید در اختیار شما قرار میگیرد و میتوانید از آن استفاده کنید .

امکانات : سیستم خزانه داری، گزارشات، صورت سود و زیان، امورچک، انبارداری، دفاتر قانونی، دفتر روزنامه، امور تولید، حقوق و دستمزد، امور ویزیتور ها و….

البته این امکاناتی که گفته شده هم برای نرم افزارهای کاربردی هم نرم افزار محض به صورت کلی است و این امکانات بستگی به شرکتی که از آن خرید کرده اید تفاوت دارد که هنگام خرید تمام جزییات و امکانات و نحوه پشتیبانی آن در اختیار شما قرار می گیرد.

نرم افزار حسابداری چه ویژگی هایی باید داشته باشد ؟

هر نرم افزاری متناسب با شرکتی که آن را تولید کرده متفاوت است اما به طور کلی یک سری ویژگی ها را باید داشته باشد:

• امنیت، سفارشی سازی، بروز رسانی، پشتیبانی، دیتابیس، سرعت، گرافیک، سازگاری با سیستم عامل، گزارشات

امنیت : بدون شک اطلاعات مالی هر شرکت یا صنفی از مهمترین اطلاعات مربوط به آن می باشد که از اهمیت بالایی برخوردار می باشند و در صورتی که برای آنها مشکلی پیش آید قطعا دردسرهای فراوانی را خواهد داشت . نرم افزاری که استفاده می شود نباید به راحتی ویروس هایی که از طریق اینترنت قابل انتشار هستند یا تروجان ها بتوانند نرم افزار را مورد حمله قرار دهند. پس امنیت نرم افزار یکی از آیتم ها بسیار مهم است که باید جدی گرفته شود.

سفارشی سازی : یکی از قابلیت هایی که نرم افزارهای مناسب دارند این است که می توانید به راحتی به فقط با چند کلیک به گونه ای که دوست دارید شخصی سازی کنید و لذت ببرید. گاهی نیاز است برای استفاده از نرم افزار منوهای آن را تغییر داد یا در صفحه های مختلف رنگ بندی متفاوتی اعمال کنیم یا اینکه حتی فونت آن را تغییر دهیم و بسیاری دیگر از کارهای که دوست داریم برای خود سفارشی سازی کنیم.

بروزرسانی : نرم افزارهای حسابداری شما میخواهد محض باشد یا کاربردی هر دو ساخته دست بشر هستند و طبیعتا دارای مشکلاتی هستند یا اینکه هر از گاهی نیاز است تا کمی تغییرات داشته باشند حالا ممکن است تغییرات به لحاظ ظاهری باشند یا مشکلاتی در برنامه وجود داشته باشد و برای برطرف کردن آنها باشند. گاهی با توجه به تغییرات در قوانین مالیاتی حتما نیاز است که نرم افزار آپدیت شود و از فرمول های جدید استفاده کند چون استفاده از قوانین گذشته و ارائه در صورت های مالی بسیار خطرناک است و خسارات فراوانی را به بار می آورد. در هر صورت شرکتی که نرم افزار خود را با ارزش قلمداد می کند حتما هر چند وقت یکبار آپدیت جدید منتشر می کند حال ممکن است این بروز رسانی ماهانه باشد یا بیشتر.

پشتیبانی: بسیار دیده شده در مواقعی نرم افزار دچار اختلالاتی می شود که برای برطرف کردن آن نیاز به پشتیبانی از شرکت تولید کننده آن است . یا ممکن است رمز عبور نرم افزار را فراموش کرده باشید و دیگر مشکلاتی که برای هر کسی ممکن است پیش آید . حتما برای خرید یک نرم افزار راجب پشتیبانی آن سوال کنید و یکی از آیتم هایی که باید همیشه در نظر داشته باشید نحوه پشتیبانی آن است.

دیتابیس : دیتابیس قلب نرم افزار است . اگر در دیتابیس نرم افزار مشکلی بوجود آید باید فاتحه اطلاعات را خواند . برای جلوگیری از این مشکلات حتما نرم افزاری که خریداری می کنید باید دارای استانداردهای لازم برای دیتابیس باشد که از اتفاقات بعدی جلوگیری کند. گاهی اوقات نرم افزاری به ما پیشنهاد می شود و چون دارای امکانات خوبی است و قیمت پایین تری نسبت به دیگر نرم افزارها دارد بسیار وسوسه کننده است ولی شاید به این نکته نیاز باشد توجه کنید که اینگونه سیستم ها معمولا دیتابیس ضعیفی دارند چون سیستمی که دارای دیتابیس قوی باشد هزینه تمام شده بیشتری برای تولید کننده و تیم برنامه نویسی آن دارد .

سرعت: بنده نرم افزارهای بسیاری مشاهده کرده ام که بعد از چند ماه که اطلاعات در آن وارد می شود سرعت آن بسیار کند می شود، گاهی اوقات این مشکل به خاطر ضعف در سخت افزار کامپیوتر مربوطه یا بخاطر خرابی ویندوز است. پس حتما این مورد را در نظر بگیرید که بعد از مدتی دچار اختلال در نرم افزار نشوید.

گرافیک : گرافیک و زیبایی نرم افزار می تواند انگیزه بیشتری برای کار با نرم افزار به ما بدهد و گاهی اوقات نیاز است که ساعت های متوالی با نرم افزار کنیم پس چه خوب است که علاوه بر خستگی که طولانی مدت با نرم افزار نسیب ما می شود به لحاظ گرافیکی و ظاهری خسته نشویم که این مورد بیشتر سلیقه ای است و به همین خاطر از ادامه دادن در مورد آن امتناع میکنیم.

سازگاری با سیتم عامل : گاهی نرم افزاری که قصد خرید آن را داریم نیاز است برای سیستم های خاصی نصب شوند . مثلا مشاهده کرده ام در شرکت های پخش علاوه بر نرم افزاری که روی PC های خود نصب میکنند یک نسخه از آن را بروی تبلت هایی که ویزیتورها در اختیار دارند نصب میکنند تا بتوانند یک هماهنگی و اتصال آنلاینی بوجود آورند .

گزارشات : گزارشات تجزیه و تحلیل اطلاعات یکی از مهمترین  ابزار برای حسابداران و از اهداف مهم مدیران کسب و کار است که با استفاده از آن تهمیداتی را در نظر می گیرند. گزارشات به عنوان یک منبع پرقدرت محسوب می شوند به همین دلیل تجزیه و تحلیل گزارش بسیار مهم می باشد

توصیه می شود : تسعیر ارز چیست و چگونه محاسبه می شود؟

تکنولوژی دیتابیس

در بالاتر در مورد دیتابیس و اهمیت آن صحبت شد اما برای نرم افزارهای حسابداری شدیدا توصیه میکنیم از نرم افزارهایی استفاده کنید که دارای دیتابیس SQL می باشند. SQL یکی از قدرتمند ترین بانک های اطلاعاتی می باشد که به راحتی می توان به آن اعتماد کرد.

خرید نرم افزار بی دردسر :

با توجه به کسب و کار خود نرم افزاری که انتخاب می کنید ترجیحا نرم افزاری باشد که علاوه بر داشتن استاندارد های لازمه در کسب و کارهای دیگر قبلا امتحان خود را پس داده باشد و قبل از خریداری حتما با حسابدارتان در این زمینه مشورت کنید و نکته که باید رعایت کنید این است که حتما به معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری که در بالا گفته شد اهمیت دهید.

در صورتی که تمایل به آموزش قوانین مالیاتی دارید شما می توانید از طریق همین سایت به قسمت مربوطه مراجعه کنید و آموزش های لازم را دریافت کنید.