نحوه نگارش مطلوب مکاتبات اداری

شماره: ۲۰۰۰٫۹۸٫۱۵۵۰
تاریخ : ۱۳۹۸٫۰۶٫۱۷
موضوع: نحوه نگارش مطلوب مکاتبات اداری معاونین محترم مدیر عامل مدیران کل ادارات و دفاتر مستقل ستادی
با سلام
احتراما با عنایت به نامه شماره ۱۹۶۱۴۶ تاریخ ۱۳۹۷٫۱۰٫۰۵ وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی در خصوص ابلاغ قالب مکاتبات اداری با وزارتخانه متبوع و لزوم یکسان سازی و ایجاد وحدت رویه برای این گروه از مکاتبات ضروری است ضمن ملحوظ نظر قرار دادن اهم نکات ویرایشی و نگارشی به شرح فایل شماره یک پیوست موارد ذیل در هنگام تهیه و تنظیم نامه های ارسالی به عنوان مدیر عامل محترم سازمان و یا به منظور توشیح از سوی مقام مزبور رعایت گردد:
۱- متن نامه ها و گزارشها صرفا به قلم(B nazanin) و اندازه آن 14 در قالب A4و 12 در قالب A5 ، و فاصله بین کلیه خطوط (۱,۱۵) در قالب A۴ ،  و(۱,۱۰) در قالب A5 ،  باشد.
۲ - گیرنده (گیرندگان) نامه و نام امضا کننده با قلم تستعلیق و اندازه ۲۲ در قالبA۴ و 20 در قالب A5 بوده و فاصله بین خطوط (۱) و برای شروع متن نامه فقط از کلمه «باسلام» با قلم نستعلیق و اندازه در قالب A٤ . (۲۰) و 18 در قالب A5 استفاده شود و عبارت مذکور فاقد هرگونه فاصله با گیرنده نامه باشد.
۳- در تمام نامه ها و گزارشها به هر مرجع مبالغ با واحد «تومان» و «جدا شده» نوشته شود.
مثال: مبلغ ۱۶,۵۰۰,۰۰۰ ریال به صورت ۱ میلیون و ۶۵۰ هزار تومان درج و از جدا کننده هزارگان (,) در بین ارقام استفاده گردد.
۴- رعایت استاندارد در کلیه رونوشتها برای مکاتبات مهم سازمانی به شرح ذیل:
نامه هایی که با توشیح مدیر عامل محترم و با رونوشت به سایر مراجع تا سطح وزرای دولت تهیه می گردد. در قالب فرم پیوست شماره «۲».
-نامه هایی که با توشیح مدیر عامل محترم و با رونوشت به عنوان مقامهای عالی وزارتخانه ها و سایر رده های هم سطح و بالاتر تهیه میگردد در قالب پیوست شماره «۳».
-نامه هایی که با توشیح مدیر عامل محترم به عنوان مقام عالی وزارت متبوع تعاون، کار و رفاه اجتماعی تهیه می گردد کماکان بر اساس مکاتبه شماره ۱۹۶۱۴۶ مورخ ۱۳۹۷٫۱۰٫۰۵ در قالب پیوست شماره «۴».
 بدیهی است مسئولیت ناشی از عدم رعایت موارد فوق در مکاتبات واصله که سبب برگشت و یا تاخیر در ارسال شود مستقیما بر عهده بالاترین مقام مسئول آن واحد خواهد بود.
شایان ذکر است قالب پیش بینی شده جهت تدوین دستوراداری ٫ بخشنامه دستورالعمل» در سازمان نیز مطابق با مفاد این دستور اداری بوده که مطابق پیوستهای شماره ۵» و «۶» در سیستم اتوماسیون اداری بارگذاری گردیده است.

مهرداد محقق زاده
معاون اداری و مالی

رونوشت:
برادر ارجمند جناب آقای حسینی آذرنوشان مدیر کل محترم امور اداری جهت آگاهی و صدور دستور اقدام لازم